Які документи обов'язкові в особовій справі працівника

Розглянемо Ваші питання:

1. В особовій справі повинні бути оригінали заяв. До особової справи додаються такі документи:

• Внутрішній опис особової справи
• Заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт)
• Копія наказу про прийняття на роботу або витяг зі зведеного наказу
• Особовий листок з обліку кадрів
• Доповнення до особового листка з обліку кадрів
• Автобіографія
• Копія паспорта
• Копія облікової картки платника податків (за наявності)
• Копія військового квитка, тимчасового посвідчення або приписного свідоцтва (за наявності)
• Копії документів про освіту
• Копії документів про науковий ступінь, вчене звання
• Копії документів, що є підставами для надання пільг
• Заява про переведення на іншу роботу (посаду)
• Копія наказу про переведення на іншу роботу (посаду) або витяг зі зведеного наказу
• Заява про прийняття за сумісництвом
• Копія наказу про прийняття за сумісництвом або витяг зі зведеного наказу
• Заява про зміну біографічних даних
• Копії документів (наказ) про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові)
• Характеристики
• Копії документів про підвищення кваліфікації
• Копії документів про стажування
• Копії документів про заохочення (нагородження, преміювання)
• Документи з атестації
• Заява про звільнення
• Копія наказу про звільнення (витяг зі зведеного наказу)

Детальніше в нашій статті

https://kadroland.com/news/1273-osobova-sprava-yak-vesti-ta-zberigati#yaki-dokumenty-vkhodyat-do-skladu-osobovoi-spravy

2. Ви можете вести повністю в електронній формі.
Обов'язок ведення особових карток передбачений Інструкцією зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. № 286 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1442-05#Text), проте він не обмежується конкретною формою. Відповідно до роз'яснення Мінекономіки та Держпраці, форма П-2 не є обов'язковою для застосування – роботодавець має право самостійно організувати кадровий облік, визначивши іншу форму документа для заповнення інформації про працівників.
В умовах воєнного стану, відповідно до Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (ст. 7), порядок ведення діловодства та кадрової документації визначається роботодавцем самостійно. Роботодавець має забезпечити ведення правдивого обліку виконуваної працівником роботи, а також обліку витрат на оплату праці. Тобто, підприємства можуть розробляти власні форми облікових документів, включаючи особову картку, з метою збереження кадрової документації та її архівного зберігання.
Отже, можна вести особову картку в повністю в Електронній формі з накладанням підписів або заповнювати на компютері та друкувати.

Детальніше в наших статтях
https://7eminar.ua/news/1158-vedennya-osobovoyi-kartki-p-2-ne-obovyazkove-nove-rozyasnennya-minekonomiki
https://kadroland.com/news/2683-neobovyazkova-osobova-kartka-p-2-sokuyuce-rozyasnennya-minekonomiki

Раді допомогти, звертайтесь ще!