Спочатку, першим кроком- необхідно повідомляти правоохоронні органи. (в будь якому разі, самостійно звинуватити у крадіжці підприємство чи його керівник права не мають)

Однаочасно із цим- необхідно задокументувати нестачу:

Керівник підприємства видає наказ про проведення інвентаризації у зв’язку з виявленням факту крадіжки. Інвентаризацію має бути проведено на день встановлення факту крадіжки (див. п. 7 розд. І Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене Наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879).

Інвентаризаційна комісія

Створюється інвентаризаційна комісія (постійно діюча або робоча) у складі, визначеному керівником (представники апарату управління, бухгалтерії, досвідчені працівники). Матеріально відповідальні особи (МВО) не включаються до складу комісії для перевірки активів, що перебувають у них на зберіганні, але їх присутність під час інвентаризації є обов'язковою.

Комісія проводить фактичну перевірку наявності запасів.

Оформлення результатів

За результатами інвентаризації складаються:

Інвентаризаційний опис.
Звіряльна відомість результатів інвентаризації.
Протокол засідання інвентаризаційної комісії, де фіксуються висновки щодо виявленої нестачі. Протокол затверджується керівником підприємства.
Необхідно отримати письмові пояснення від матеріально відповідальних осіб та інших працівників, причетних до зберігання або руху викрадених цінностей.

На підставі протоколу інвентаризаційної комісії та інших документів керівник приймає рішення щодо врегулювання нестачі: списання коштом підприємства (якщо винних не встановлено або у стягненні відмовлено), або віднесення суми збитку на винних осіб (якщо їх встановлено). Це рішення оформлюється наказом (розпорядженням).

Викрадені запаси (товари, сировина, матеріали) у бухгалтерському обліку підлягають списанню з балансу на підставі результатів інвентаризації та відповідних підтвердних документів (акт, протокол комісії, довідка поліції).

Сума збитків відображається на витратах (947 «Недостачі та втрати від псування цінностей») і одночасно – на позабалансовому рахунку 072.

Якщо винну особу встановлено, сума збитків відображається як дебіторська заборгованість до відшкодування.

Бухгалтерські проведення

Списання вартості викрадених запасів:

Д-т 947 «Недостачі та втрати від псування цінностей» К-т рахунків обліку запасів (20, 22, 28 тощо).
Нараховано компенсуюче ПДВ за п. 198.5 ПКУ:

Д-т 947 К-т 641 – на суму ПДВ.
Відображення суми збитків на позабалансовому рахунку:

Д-т 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей» – на суму збитків, що підлягає відшкодуванню.
Якщо винну особу встановлено:

Д-т 375 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» К-т 716 «Відшкодування раніше списаних активів» – на суму, яку винна особа має відшкодувати.
Погашення заборгованості винною особою:

Д-т 311 «Поточні рахунки в національній валюті» К-т 375 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків».
Списання з позабалансового рахунку після відшкодування:

К-т 072 – на суму відшкодованих збитків.

Надаємо приклад різних документів щодо цього питання

Позовна заява про відшкодування матеріальної шкоди, завданої працівником під час виконання трудових обов’язків

Наказ про проведення вибіркової інвентаризації

Акт інвентаризації (Форма N 24-НП)

Акт інвентаризації справ з нарахування за нестачу, розтрату і крадіжку (форма 178)

Наказ про списання нестачі товарно-матеріальних цінностей, виявленої за результатами інвентаризації

Наказ про відшкодування нестачі

Заява про відшкодування завданої матеріальної шкоди підприємству

Наказ про відшкодування нестачі

Раді допомогти, звертайтесь ще!