Чи потрібно зазначати обмін документами з електронним підписом у договорах

Умову про обмін електронними рахунками-фактурами та первинними документами, підписаними ЕЦП, в договорах із контрагентами зазначати не є обов’язковим, якщо сторони вже керуються чинним законодавством України, зокрема Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15), який визнає електронний документ рівнозначним паперовому за наявності кваліфікованого електронного підпису. Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14) прямо визначає: первинні документи, створені в електронній формі, використовуються у бухобліку за наявності ЕЦП чи печатки, дотримуючись вимог законодавства про електронні документи (абз. 2 ч. 2 ст. 9, із змінами від 19.07.2022 № 2435-IX).

Видавати окремий внутрішній наказ про визнання електронних документів не потрібно: їх невизнання буде суперечити вимогам вказаного Закону. Для первинних документів це питання повністю врегульовано.

Щодо електронних договорів, то тут дійсно існує певна правова невизначеність. Закон № 851-IV не вимагає додаткової згоди сторін на використання ЕЦП у договорах. Однак, відповідно до п. 3 ст. 207 Цивільного кодексу України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15), використання електронного підпису чи аналога власноручного підпису допускається законом, іншими актами цивільного законодавства або за письмовою згодою сторін, у якій мають бути зразки відповідного аналога підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами.

Через нечіткість цієї норми трапляються випадки, коли податкова не визнає електронні договори, підписані через сервіси типу M.E.Doc або Вчасно, якщо в договорі прямо не зазначена можливість електронного документообігу чи підписання документів ЕЦП. Судова практика здебільшого на користь платників, але ризики зберігаються саме для договорів, а не первинних документів.

Для уникнення спірних ситуацій із податковою щодо електронних договорів рекомендується передбачити в договорі умову про обмін електронними документами, підписаними ЕЦП, або укласти окремий договір про електронний документообіг. Підстава — Закон № 996-XIV та Закон 851-IV, ст. 207 ЦКУ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!