Правила надсилання документів у електронному документообігу для бізнесу

На нашу думку, так, електронну видаткову накладну або договір поставки можна надіслати у ВЧАСНО після фактичної дати господарської операції, проте документ повинен бути оформлений датою здійснення цієї операції та належним чином підписаний, щоб мати юридичну силу.

Згідно з частиною 5 статті 9 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155, господарська операція має бути відображена у тому звітному періоді, коли вона фактично відбулася, за умови наявності належно оформленого первинного документа.

Тобто, дата складання документа (наприклад, видаткової накладної або договору) має відповідати даті здійснення операції (передачі товару, укладення угоди), навіть якщо підписання (через ВЧАСНО) відбудеться пізніше.

Законодавство не забороняє надсилання таких документів пізніше, однак варто враховувати: Документ набуває юридичної сили з моменту підписання кваліфікованим електронним підписом (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, ст. 5 Закону № 851 «Про електронні документи та електронний документообіг»);

Така затримка не порушує закон, якщо документ оформлений з правильною датою фактичної операції; підписаний КЕП до подання звітності чи до податкової перевірки.

Але все ж таки рекомендуємо дотримуватись логічної послідовності дій: Укладання договору (електронного чи паперового) з чітко прописаними умовами; Здійснення господарської операції - відвантаження товару та оформлення видаткової накладної з датою передачі товару; Оформлення ТТН (товарно-транспортної накладної) -
ТТН є обов’язковою при автомобільному перевезенні вантажів і має бути складена до або в момент передачі вантажу перевізнику. Вона є ключовим документом для підтвердження перевезення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!