У разі не виходу працівника на роботу, його можна звільнити через прогул, але спочатку потрібно зібріти докази.
Роботодавцеві необхідно враховувати положення п. 4 ч. 1 ст. 49 КЗпП, які визнають прогулом відсутність на робочому місці без поважних причин. Якщо причиною відсутності на робочому місці працівника були поважні причини, такі дії не вважатимуться прогулом.
Роботодавцеві необхідно зважати, що ч. 1 ст. 149 КЗпП покладає на роботодавця обов’язок отримати у найманого працівника пояснення щодо порушення ним правил трудової дисципліни. Трапляються ситуації, коли найманий працівник відмовляється надавати пояснення, чим ускладнює процедуру свого звільнення. Якщо працівник ухиляється від надання пояснень, то такі обставини також потрібно фіксувати.
Якщо працівник відмовляється отримувати листа, повідомлення про необхідність надати пояснення необхідно надіслати на Viber, Whatsapp, Telegram. У подальшому або звичайним SMS­повідомленням такі докази будуть мати статус електронних та використовуватися судом на підставі ч. 1 ст. 100 ГПК України як той факт, що у разі отримання сповіщення працедавця найманий працівник жодних пояснень не надав. Для з`ясування причини відсутності працівника на роботі роботодавець на свій розсуд може: зателефонувати працівнику або членам його родини; написати працівнику в доступні месенджери; надіслати листа на особисту електронну скриньку; відвідати працівника за місцем реєстрації або місцем фактичного проживання; надіслати лист з повідомленням про вручення з пропозицією надати пояснення щодо своєї відсутності.
Працедавцю необхідно фіксувати відсутність найманого працівника в усіх можливих виробничих приміщеннях, де він виконує або міг виконувати свої обов’язки. Якщо підприємство має пропускну систему, де наймані працівники ставлять свій підпис при вході та виході у журналі відвідувань підприємства, витяг із такого журналу за конкретний день та час буде належним доказом відсутності найманого працівника в певний час на території всього підприємства. Необхідно зауважити, що деякі підприємства мають електронні системи контролю доступу та магнітні картки. Тоді витяг з електронної системи проходу найманих працівників на робоче місце буде належним доказом, підтвердженням, свідченням часу перебування працівника на території підприємства.
Із метою збирання доказової бази для звільнення працівника, який відсутній на робочому місця, роботодавець має право здійснювати фото­ та відеофіксацію. Роботодавцеві перед початком фіксації можна зробити відеозапис телефонного дзвінка працівнику, який відсутній на робочому місці, а під час розмови зробити її аудіозапис. Фото­, відео­ та аудіозаписи будуть доказами відсутності працівника на робочому місці.
Зібравши всі докази повідомляєте Центр зайнятості, що працівник не вийшов на роботу.
У разі відсутності найманого працівника на робочому місці працедавець має максимально задокументувати такі обставини. Зазвичай про відсутність за місцем знаходження робочого місця складається акт, який повинні підписати декілька осіб. Здебільшого такий акт підписує директор товариства, начальник відділу кад­рів та декілька інших найманих працівників. Склавши ці акти зробіть 2-3, на різні дні, щоб було видно, що Ви його шукали і у нього був час з’явитись несете їх до Центру зайнятості він має їх прийняти і можна буде звільнити працівника.
Шаблони документів: Наказ про звільнення за прогул
Доповідна записка начальника кадрової служби про вжиті заходи зі з’ясування причин відсутності працівника
Лист працівнику з вимогою з’явитися на роботу й надати пояснення стосовно причин відсутності на роботі
Доповідна записка про підтвердження відсутності працівника на роботі
Акт про відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності