Щодо оформлення відрядження рекомендуємо наш матеріал: https://7eminar.ua/news/567-vidryadzennya-po-ukrayini

Згідно з пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21042) фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Таким чином, для неоподаткування добових окрім наказу підтверджуватимуть факт відрядження документи на проживання та заправку авто, надані працівниками. А самі ці витрати мають бути відшкодовані за наданими документами.

Щодо використання авто працівника у службових цілях (у т.ч. у відрядженні), воно може бути оформлене трьома способами:

1) оренда авто;

2) позичка авто;

3) компенсація витрат працівника на використання власного авто.

Перші два дають можливість також відшкодувати без оподаткування і пальне і інші витрати (ремонт, стоянка тощо). Якщо ж такого оформлення використання авто працівника не проводилось, відшкодувати вартість витрат можна лише з одночасним визнанням такої суми додатковим благом працівника і оподаткуванням ПДФО та ВЗ.
Якщо мова про службовий автомобіль, який наданий працівнику для робочих поїздок, тоді достатньо мати наказ про закріплення працівника за автомобілем та підтвердні документи про вартість понесених витрат (пп. 170.9.1 ПКУ).