У такій ситуації, якщо кошти за борг ТОВ перераховує фізична особа (директор) зі своєї особистої картки, і у призначенні платежу чітко вказано, що це оплата за борг саме цього ТОВ, отримувач має право зарахувати такі кошти як погашення зобов’язання ТОВ перед вами. Додаткових документів чи підтверджень не потрібно, достатньо правильного формулювання у призначенні платежу (наприклад: «Оплата за ТОВ “Х”, борг за договором №…»). Це прямо дозволяє ст. 528, 530, 531, 551 Цивільного кодексу України: виконання зобов’язання може бути здійснено третьою особою, якщо відсутній обов’язок виконання виключно самим боржником (ст. 528 ЦКУ, ст. 551 ЦКУ).

Повернення коштів фізичній особі з боку отримувача (ваш бухгалтер повертає платнику) не є обов’язковим та не має підстав, якщо у платіжці все зазначено правильно й однозначно ідентифікується, що це оплата боргу конкретного ТОВ. Якщо платник надсилає додатково лист (або електронною поштою), де підтверджує, що платіж здійснено за зобов’язанням ТОВ, це буде додатковим підтвердженням, але навіть без листа – якщо платіж ідентифікований – кошти можна зараховувати.

Це не переуступка, не переведення боргу і не створює нових зобов’язань для фізособи. Всі дії законні (ст. 528, 530, 531, 551 ЦКУ).

Вам потрібно:

Зарахувати отримані кошти в рахунок погашення боргу ТОВ, якщо у призначенні платежу це прямо зазначено.
За необхідності – отримати (для спокою) короткий лист або заяву від платника чи від самого ТОВ про мету платежу.
Якщо запит про поверенення коштів надійшов від банку - пояснити оператору, що згідно з ЦКУ це цілком правомірно і повертати кошти не потрібно.Якщо це ініціатива підприємства - вона безпідставна

Раді допомогти, звертайтесь ще!