Процедура списання безнадійної заборгованості: документи та нюанси

Безнадійна дебіторська заборгованість - це поточна дебіторська заборгованість, щодо якої існує впевненість про її неповернення боржником або за якою минув строк позовної давності (п. 4 НП(С)БО 10).
Ви списуєте в бухгалтерському обліку заборгованість на витрати, якщо є впевненість про непогашення або минув строк позивної давності. Наразі строки позивної давності зупинені і почнуть свій перебіг тільки з 04.09.2025, саме із цієї дати буде відновлено обчислення строків позовної давності. По Вашій заборгованості від 15.02.2022 ще не почався перебіг строку позивної давності, бо з 02.04.2020 по 30.06.2023 діяв карантин, а потім військовий стан.
В обліку списують: безнадійну дебіторську заборгованість у межах резерву сумнівних боргів (РСБ), якщо його створювали – Дт 38 «Резерв сумнівних боргів» Кт 36, 37; залишок безнадійної дебіторської заборгованості у сумі понад резерв до складу витрат – Дт 944 «Сумнівні та безнадійні борги» Кт 36,37.Підприємство, яке не коригує різниці, керується при визначенні фінансового результату виключно бухгалтерським обліком, тому списує таку заборгованість на витрати та зменшує як бухгалтерський, так і податковий фінансовий результат. Оформити це варто наказом та бухгалтерською довідкою.
Якщо Ваше підприємство коригує фінансовий результат на податкові різниці, при списанні безнадійної дебіторської заборгованості застосовують різниці за пунктом 139.2 Податкового кодексу України (ПК). А саме, фінрезультат до оподаткування:
збільшують на суму витрат від списання дебіторської заборгованості понад суму РСБ; (ряд.2.1.3 додатка РІ Тобто збільшують бухфінрезультат на суми, що пройшли у звітному періоді за проводкою Дт 944 Кт 36, 37, 34.

зменшують на суму списаної дебіторської заборгованості (у тому числі за рахунок створеного РСБ), що відповідає ознакам, визначеним підпунктом 14.1.11 ПКУ ( ряд.2.2.3 додатка РІ Зменшують фінрезультатдо оподаткування на суму списаної безнадійної заборгованості як за рахунок резерву так і понад його суму (тобто за проводками Дт38 Кт36, 37, Дт944 Кт36, 37) Отже, свій податковий фінрезультат Ви можете зменшити тільки на суму витрат від списання податкової безнадійної дебіторської заборгованості (пп. 14.1.11 ПКУ). А так як зараз всі строки зупинені треба переконатись, що заборгованість безнадійна.
Якщо резерв під таку дебіторку не створювався, якщо Ви підприємство мікро і скористались законною можливістю не створювати резерв сумнівних боргів. То в такому разі оскільки резерв не створювався на законних підставах то ви всю суму безнадійної дебіторки відносите на інші операційні витрати згідно п. 11 ПСБО 10. Дт 944 Кт 36 Потім таку списану дебіторку обліковуєму на позабалансовому рахунку Дт 071 протягом 3 років, можливо боржник все таки погасить заборгованість, після того як ми її списали. Отже, в бухгалтерському обліку у Вас витрати.
Документальне оформлення
За наявності обставин (спливу строку давності чи впевненості в непогашенні боргу бо дебітор ліквідувався чи за висновком судового виконавця недостатньо майна і всю процедуру стягнення пройшли тощо):- керівник приймає рішення про визнання заборгованості безнадійною та її списання - складається наказ про списання безнадійної дебіторської заборгованості (але навіть якщо такого наказу немає, але відбулися обставини, які дають впевненість в непогашенні – наприклад, дебітор ліквідувався, списання потрібно відобразити);- оформляється бухгалтерською довідкою (або іншим документом внутрішнім - головне, щоб були всі обов’язкові реквізити первинного документа) або за результатами інвентаризації (можна чекати, якщо у вас річний період і списання в кінці року не викривить даних проміжної фінзвітності) виявляється комісією безнадійна заборгованість (при інвентаризації розрахунків). Зокрема складається до акта інвентаризації розрахунків ще довідка про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув, із зазначенням найменування і місцезнаходження таких дебіторів або кредиторів, суми, причини, дати і підстави виникнення заборгованості (пп. 7.5 р. ІІІ Положення від 02.09.2014 No 879). Та відповідно в протоколі буде безнадійна дебіторська заборгованість, яка підлягає списанню.

Раді допомогти, звертайтесь ще!