Як правильно внести представницькі витрати в колективний договір

Спочатку зауважимо: це питання - не трудове, і йому, в загальному випадку, не місце в колдоговорі. Звичайно, підприємство може включити і такий пункт, за згодою із колективом, але давайте розберемося в цьому питанні.

Жодна норма не вимагає в колективному договорі передбачати представницькі витрати. Це не трудове питання, а внутрішня фінансова політика підприємства. Колективний договір регулює трудові й соціально‑економічні відносини (оплата, умови праці, пільги) - Закон https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3356-12#n9 це чітко вказує, але - не визначає види чи ліміти фінансових витрат підприємства, як-от «представницькі» 

Представницькі витрати – це витрати на офіційні зустрічі, подарунки, прийоми контрагентів тощо. Вони обліковуються за правилами П(С)БО 16 (на рахунках 92 або 93) та ПКУ. Але жодна норма Кодексу законів про працю не зобов’язує включати їх у колдоговір.

У практиці трапляються приклади, коли підприємство в колективному договорі прописує компенсації витрат (подорожі, корпоратив, подарунки), але це – власна ініціатива, а не обов’язкова пов’язана з трудовими відносинами. Жодних стандартів чи рекомендацій (напр. від ДПС, Мінпраці, Мінфіну) про включення представницьких витрат у колдоговір не існує. І це - не є представницькими витратами. Це інші заохочувальні та компенсацінй виплати, що мають відношення до фонду оплати праці (Інструкція №5).

На сьогодні нормативним актом, що регулює склад і зміст витрат на представницькі цілі, є наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Норм коштів на представницькі цілі бюджетних установ та порядку їх витрачання» від 14.09.2010 р. № 1026 (далі – Наказ № 1026 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0956-10#Text). Він для бюджетників, але ним як орієнтиром можуть користуватися комерційні підприємства, позичивши звіди відповідні положення.

Зміст представницьких витрат

Відповідно до п. 2 Наказу № 1026 представницькі витрати – це витрати на прийом та обслуговування іноземних представників і делегацій, що прибули за запрошенням для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв'язків, установлення й підтримання взаємовигідного співробітництва.

Отже, Представницькі витрати належать до адміністративних або рекламних витрат, та їх облік відбувається згідно з П(С)БО 16 (ст. 18, 19) і не вимагає відображення в колдоговір. Доцліьно розробити окреме положення - про рекламні , маркетингові, представницькі витрати.

Але і заборони немає. Тому, якщо підприємство хоче ввести такі пункти в колективний договір, звісно воно має на це право.

У колективному договорі можна окремим розділом/пунктом визначити:

• мету представницьких витрат (ділові переговори, прийом делегацій, партнерів тощо),
• порядок затвердження лімітів, документального підтвердження та звітування (посилання на Положення про
• представницькі витрати на підприємстві або окремий наказ),
• підстави для компенсації (відповідно до трудового/цивільного законодавства, внутрішніх положень, )

Формулювання може бути таке:
"Підприємство здійснює представницькі витрати на прийом і обслуговування представників інших організацій відповідно до затвердженого Положення про представницькі витрати. Витрати компенсуються на підставі підтверджуючих документів у порядку, визначеному чинним законодавством та цим колективним договором".

Раді допомогти, звертайтесь ще!