Документи для відшкодування витрат на проживання працівника в відрядженні

Згідно з пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21042) не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема, на оплату вартості проживання у готелях (мотелях).

Зазначені витрати не є об’єктом оподаткування лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат:

- документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;

- документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

- документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

- інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Таким чином, ПКУ не містить вичерпного переліку документів, які підтверджують витрати на проживання.

На нашу думку, варто виходити з наступного:

- проживання, оплачене готівкою, має бути підтверджене фіскальним чеком або квитанцією до ПКО (для юридичних осіб);

- проживання, оплачене карткою, має бути підтверджене фіскальним чеком та/або випискою з карткового рахунку;

- надані документи мають містити інформацію про особу, що проживала, період та кількість діб проживання, готель, категорію номера (якщо чек не містить такої інформації, необхідно додатково мати готельний рахунок).

Раді допомогти, звертайтесь ще!