Виходячи з норм ст. 121 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719) виплата працівнику добових за час перебування у відрядженні, відшкодування вартості проїзду до місця призначення і назад та витрат по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством, є обов’язком роботодавця - у Вашому випадку Представництва.

Якщо працівник не надає документи, що підтверджують витрати у відрядженні, обов’язку відшкодування витрат не виникає і тут не важливо, хто саме провів оплату - приймаюча сторона, сам працівник за власний рахунок чи взагалі цих витрат не було. Виплаті підлягають лише добові.

Зазначати у наказі про відрядження, що відрядженого працівника приймаюча сторона забезпечує проживанням чи оплачує його проїзд не обов’язково.

Але навіть у разі такого зазначення жодних податкових чи інших наслідків у Представництва не виникне.

Раді допомогти, звертайтесь ще!