Помилка в електронному підписі: як виправити ситуацію

Сертифікат підпису відповідальної особи містить посаду, але зазначення в самому бланку ТТН посади та прізвища іншох особи створює невизначеність. Якщо в бланку взанлі не було б вказано (друкованим способм) посади та прізвища "Прийняв", це було б кращим варіантом, тому що формально всі вимоги були б виконані, адже електронний підпис містить необхідну інформацію. Тоді, відсутність надрукованих посади та прізвища можливо було б вважати неістотним недоліком документу. В даному ж випадку, це може вважатися помилкою. Виправити можливо складанням додаткового аркушу (на підставі пункту 11.1 Правил 363) який дозволяє вводити як додаткові реквізити, так і зазначати будь які відомості , кі потрібні сторонам, і в цьому додатковому аркуші зазначити про зміну особи, що прийняла товар, та підписати його електронним підписом.

Неістотні недоліки у первинних документах, що не заважають ідентифікувати учасника господарської операції, а також містять дату, назву підприємства, зміст і обсяг операції, не є підставою для невизнання такої операції (ст. 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" № 996-XIV).

Реквізити «посада і прізвище відповідальної особи» та «підпис чи інші ідентифікуючі дані» — різні, незалежно від форми документа. ЕЦП може містити інформацію про посаду, але якщо цього немає, це є недоліком, хоч і неістотним (ст. 9 Закону № 996-XIV).

Однак, для уникнення спорів із контролюючими органами, доцільно в договорі про електронний документообіг окремо зазначати вимогу про реквізит «посада і прізвище». Також Закон № 996-XIV дозволяє вимагати паперовий документ навіть при електронному обміні.

Відсутність у первинному документі реквізиту «посада і прізвище» може викликати конфлікт із контролюючими органами, навіть якщо формально це не є істотним недоліком (ст. 9 Закону № 996-XIV).

Раді допомогти, звертайтесь ще!