Оформлення первинних документів при двох директорах: ризики для податківців

Обов’язковими реквізитами первинного документа згідно з ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» є, зокрема, зазначення посади, прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та її оформлення, а також підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати цю особу (електронний підпис).

Сертифікат ЕЦП містить унікальні дані для ідентифікації підписанта. Однак якщо у самому тексті або шапці документа зазначено прізвище однієї особи (наприклад, фінансового директора), а документ підписаний іншою особою (технічним директором), це може викликати сумніви у правильності оформлення первинного документа та невідповідність між зазначеною в документі особою і фактичним підписантом. Така розбіжність може трактуватися як формальна невідповідність вимогам ст. 9 Закону про бухоблік, оскільки реквізити повинні чітко ідентифікувати саме ту особу, яка підписала документ

Лист Мінфіну від 14.12.2021 № 41010-06‑5/38675 — підписант повинен бути чітко ідентифікований власним ЕЦП, і його не можна замінювати іншою особою без належної делегованої правомочності.

Щоб виключити ризики, у документі повинно збігатися:

Особа, вказана у шапці як затверджувач / відповідальна,
Особа, яка його підписала ЕЦП.
Якщо компанія має двох уповноважених директорів з рівними правами, можна формулювати напку документу із зазначенням двох посад на вибір (в розумінні - "необхідне підкреслити"), в такому разі фактичне підписання тим чи другим директором не буде нести ризиків, адже непотрібний реквізит просто ігнорується.

Раді допомогти, звертайтесь ще!