Як правильно вести журнал реєстрації наказів у кадровій справі

Орієнтуватись слід на строки зберігання таких наказів.

Відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів від 12.04.2012р. №578/5 , кадрові накази про прийняття та звільнення з робти належать до наказів тривалого строку зберігання і реєструються в одному журналі.

Накази про надання щорічних основних відпусток належать до документів тимчасового строку збергання, а тому для їх реєстрації потрібен окремий журнал.

Якщо на підприємстві є посади зі шкідливими умовами праці, то акази про надання додаткових відпусток, які надаються за роботу в таких умовах, належать до наказів тривалого строку зберігання.

Відповідно до п.7 розд.3 гл.ІІІ Правил 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n319 - в установах може застосовуватись одна з трьох форм реєстрації документів - журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм) (не Word чи Excel).

Тому, якщо не використовуєте спеціальне програмне забезпечення електронного документообігу, як наприклад, ASKOD в державних органах, то необхідно реєструвати накази в паперових журналах реєстрації наказів.

Такі паперові журнали можна купити у канцелярських магазинах або замовити в інтернеті.

Зразки заповнення журналів

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання

Раді допомогти, звертайтесь ще!