Заголовок тимчасово відсутній

Нижче — повний перелік необхідних довідок, документів і підказки по підшивці/групуванню, з урахуванням вимог чинного законодавства та практики перевірок.

1. Обов’язкові документи для обліку зарплати
Первинні документи:
Штатний розпис - база для встановлення окладів
Табель обліку робочого часу (ф. №П-5) - підстава для нарахування
Накази по працівниках - прийняття, переведення, доплати, відпустки, звільнення
Накази про шкідливі умови / доплати - підстава для надбавок

2. Довідки / форми, які доцільно формувати щомісячно:
Розрахунково-платіжна відомість (по ПІБ) - деталізація розрахунку зарплати по кожному працівнику (оклад, надбавки, доплати, відпустка, лікарняні, утримання, до виплати) - бажано
Зведена довідка по фонду оплати праці (ФОП) - фонд по статтях (основна, додаткова, ЄСВ) по підрозділах - для бухобліку
Довідка-розрахунок до платіжної відомості - деталізація нарахувань по кожному працівнику - не обов’язкова, але бажана
Довідка про доплати за шкідливі умови - згідно з актами/висновками АРМ - якщо є шкідливість
Розрахунок по ЄСВ/ПДФО/ВЗ - для внутрішнього контролю сум

3. Довідки при шкідливих умовах праці
Якщо у вас є доплати за шкідливі умови праці, то рекомендується вести окрему відомість/довідку, де зазначено: ПІБ працівника, посада, % доплати, сума;
посилання на висновки атестації робочих місць (АРМ);
підстави (наказ/тарифікація);
обов’язково вказано виробничу дільницю або підрозділ.
Можна вести в Excel, але підшивати окремо по дільницях або структурних підрозділах — це просто зручно при перевірках.

Як структурувати підшивку?
Рекомендується мати папку за кожен місяць, у якій є:
Табель обліку часу
Розрахунково-платіжна відомість
Зведена довідка по ФОП
Довідка-розрахунок (якщо є)
Довідка про шкідливі умови / нічні / надурочні / премії
Платіжні документи (платіжки, банківські відомості)
Накази, що впливають на розрахунки цього місяця

Раді допомогти, звертайтесь ще!