Заголовок тимчасово відсутній

Розглянемо Ваші питання:

1. Категорії працівників, для яких особові справи ведуть в обов’язковому порядку, визначають відповідно Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік № 578/5).

Норми, встановлені Переліком № 578/5 поширюються на підприємства, установи, організації всіх форм власності.

Зокрема, поз. 493 та 495 підрозділу 6 «Робота з кадрами» Переліку № 578/5 встановлює строк зберігання особових справ таких категорій працівників:

• керівників організацій;


• службовців;


• професіоналів;


• фахівців;


• працівників громадських організацій;


• сумісників.

Для визначення категорії працівника дивіться на першу цифру коду посади за Національним класифікатором професій ДК 003:2010, затверджений Наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 №327 (далі – КП) у штатному розписі. Якщо код професії починається із цифр 1 – 4, обов’язково формуйте особову справу.

Тобто, для працівників робітничих професій необов’язково вести особову справу.

Проте, все ж радимо її оформити, адже в працівника можуть бути пільги, які треба ураховувати, приміром, при наданні відпусток (встановлена група інвалідності, посвідчення потерпілого від аварії на ЧАЕС або учасника бойових дій, неповнолітні діти або дитина з інвалідністю тощо). Для підтвердження такої інформації про себе працівник має надати копії відповідних документів, які зручно зберігати саме в його особовій справі.

2. Ведення особових справ працівників передбачено відповідно Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14).

Ведення особових справ працівників в електронному вигляді законодавством не визначено.

Раді допомогти, звертайтесь ще!