Це дуже погана практика ,що доставляє клопіт роботі бухгалтеру

Кожний відряджених отримав аванс і має за нього відчитатися із наданням підтвердних документів. Перерахування коштів на особисту платіжну картку працівника вважається виданим авансом в момент такого перерахування. Формально маєте таку картину:

Перший відряджений, який отримав аванс і не розраховувався за готель та проїзд за себе, має повернути кошти підприємству, крім добових.

Другий відряджений, який отримав аванс на себе, а розраховувався власними коштами за обох відряджених, має прозвітувати за добові та понесені витрати за двох. Якщо оплата проведена платіжною карткою – додає виписку з карткового рахунку.

Саме неприємне. Якщо керівник не уповноважував в наказі про відрядження чи окремим наказом одного із відряджених провести оплату за обох, то компенсуються тільки готель та проїзд за одного. Це зворотний бік самодіяльності працівників і рішення в цьому питанні має приймати керівник, а не бухгалтер.

Доцільно, першому відрядженому повернути підприємству не використаний аванс (крім добових). Другому доручити провести оплату (заднім числом, якщо вже так сильно потрібно) і компенсувати за підтвердними документами витрати за обох.

Раді допомогти, звертайтесь ще!