Заголовок тимчасово відсутній

Форму та зміст подорожнього листа організація має розробити самостійно та затвердити розпорядчими документами. Подорожній лист є основним документом для обліку роботи транспортного засобу та списання пального. На сьогодні встановленої форми листа не існує, але, якщо використовується форма з "особливими примітками" -

у розділі "Особливі відмітки" підприємству доцільно зазначати деталі поїздки, такі як:​

Мета поїздки (наприклад, "Участь у спортивному заході", "Доставка бухгалтерських документів").​
Маршрут слідування.​
Інформація про пасажирів або вантаж

Щодо окремих наказів на використання автомобілю кожного разу - так, це забезпечить документальне підтвердження використання транспортного засобу за призначенням та сприятиме контролю за його експлуатацією. Для поїздок, не пов'язаних зі спортивними заходами (наприклад, доставка бухгалтерських документів), рекомендується оформлювати окремий наказ або інший розпорядчий документ. У ньому слід зазначити мету поїздки, маршрут, дату та відповідальних осіб. Це сприятиме належному обліку та контролю за використанням службового транспорту.

Також доцільно було б розрбити положення про використання автомобілю в установі, та в цьому положення прописати регламенти використання.

До уваги можна взяти Постанову Кабінету Міністрів України від 04.06.2003 № 848 Про впорядкування використання легкових автомобілів бюджетними установами та організаціями https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/848-2003-%D0%BF#Text , бо аналгічного документу для вантажних автомбілів не було розроблено, але по суті цей докмент містить основні засади, на яких можна розробити відповідне положення.

Для прикладу декілька форм

Наказ про затвердження форми подорожнього листа вантажного автомобіля

Подорожній лист службового легкового автомобіля

Подорожній лист вантажного автомобіля

Подорожній лист службового легкового автомобіля

Положення про використання автотранспорту

Маршрутний лист

Раді допомогти, звертайтесь ще!