Щоб узаконити заправку і списання пального поза робочим часом, потрібно документально обґрунтувати ці дії. Ось як це правильно оформити:

1. Внести зміни в режим роботи працівників
Наказ (розпорядження) керівника підприємства про зміну або встановлення гнучкого/нерегулярного графіка роботи для відповідних посад (агрономи, охоронники, завферми тощо).
Графіки змінності (якщо актуально) — для працівників, які працюють у вихідні/позаробочий час.
Додаткові угоди до трудових договорів — якщо змінюються умови праці (наприклад, режим робочого часу).

2. Оформлення виїзду і заправки пального
Шляховий (подорожній) лист (або інший обліковий документ) повинен містити:

час виїзду та повернення,
пробіг (до і після поїздки),
маршрут,
кількість виданого та витраченого пального.
Наказ про заправку поза робочим часом — наприклад, для агрономів у період посівної/збору врожаю.
Акт виконаних робіт/виїзду — якщо працівник виконує термінове завдання (зазначити причину, маршрут і фактичний час).

3. Підстава для списання пального
Списання оформлюємо на підставі:

✅ Шляхового листа (з підписами водія, механіка, відповідальної особи).
✅ Акту списання пального (із зазначенням маршруту, фактичного пробігу, кількості списаного пального).
✅ Наказу/розпорядження про проведення робіт у вихідні чи поза графіком.

Раді допомогти, звертайтесь ще!