Заголовок тимчасово відсутній

Ваша ситуація цілком відповідає чинному законодавству України. Ви правильно проаналізували нормативну базу, і дійсно, податкові накладні (ПН) можна підписувати як КЕП (кваліфікованим електронним підписом), так і УЕП (удосконаленим електронним підписом).

Обґрунтування відповідності законодавству:

• Пункт 10 Порядку № 1246 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1246-2010-%D0%BF#n9 (реєстрація ПН та розрахунків коригування в ЄРПН) прямо зазначає, що ПН та РК подаються до реєстрації в електронному вигляді з використанням КЕП або УЕП;
• Пункт 20 Порядку № 1307 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0137-16#n24 встановлює, що податкові накладні складаються в електронній формі та підписуються електронним підписом уповноваженої особи платника податків;
• Закон України "Про електронні довірчі послуги" № 2155-VIII https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#n6 підтверджує правомірність використання як КЕП, так і УЕП, якщо інше не визначено окремими вимогами до конкретних документів;
• Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" № 851-IV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n3 визначає, що електронний документ вважається підписаним і має юридичну силу, якщо на ньому є КЕП або УЕП;
• Порядок № 557 (ведення електронного документообігу з контролюючими органами) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0959-17#n18 підтверджує можливість використання УЕП для податкової звітності.

Отже, податкова накладна вважається належно підписаною та зареєстрованою, якщо вона підписана або КЕП, або УЕП, а ваш підхід (КЕП для договорів, УЕП для ПН та звітності) є законним і не порушує вимог нормативних актів.

На нашу думку, варто це оформити внутрішнім документом. Рекомендуємо закріпити використання КЕП та УЕП внутрішнім документом для уникнення суперечностей, спрощення внутрішніх процесів і підтвердження обґрунтованості такого підходу у разі перевірок.

Які документи можна створити? Наприклад:

• Наказ по підприємству. Визначити порядок використання КЕП та УЕП. Вказати відповідальних осіб. Закріпити, що ПН та звітність можуть підписуватися як КЕП, так і УЕП.
• Політика використання електронного підпису. Документ з детальним описом правил, включаючи збереження ключів, відповідальних осіб та резервне копіювання.
• Положення про електронний документообіг. Регламентує порядок підписання, зберігання та перевірки електронних документів на підприємстві.

Раді допомогти, звертайтесь ще!