Заголовок тимчасово відсутній

Якщо трудова книжка працівника вже оцифрована, то інформацію про переведення, звільнення та інше не обов’язково подавати до ПФУ, цю інформацію ПФУ отримує з звітності. Термінів подачі таких відомостей законодавством не урегульовано.

Взагалі, за Законом України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», у працівників і роботодавців є п’ять років для оцифрування трудових книжок – до 10 червня 2026 року.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються до ПФУ (п. 4 Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1, далі — Порядок № 11-1):

• працівником особисто. Тобто слід «завітати» до ПФУ;
• працівником через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Тобто через кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ;
• страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.

Тобто роботодавцем/страхувальником або представником роботодавця/страхувальника (наприклад, інспектором з кадрів) через кабінет страхувальника на порталі ПФУ.

Роботодавець може, але не зобов’язаний подавати скан-копію трудової книжки працівника чи оцифровувати її в подальшому.

У п. 6 Порядку № 11-1 вказано: «Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово». Тобто якщо відомості з трудової книжки вже було передано до ПФУ шляхом сканування, то всі наступні записи вже не скануємо. У цьому випадку вносимо запис до трудової книжки за замовчуванням (якщо трудова книжка зберігається у роботодавця) або на вимогу працівника (якщо трудова книжка зберігається у працівника, зокрема, щодо прийнятих після 10 червня 2021 року).

Відомості про прийняття, звільнення і тощо потраплять до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (а фактично до е-трудової) автоматично, коли наприкінці кварталу буде подано Об’єднану зарплатну звітність (зокрема, додаток Д5).

Висновок такий: якщо трудову книжку було відскановано і подано на портал ПФУ, то сканувати наступні записи, в тому числі про прийняття, звільнення і тощо, не треба.

Раді допомогти, звертайтесь ще!