Заголовок тимчасово відсутній

Трудове законодавство дозволяє здійснювати обмін кадровими документами, зокрема, й при звільненні, онлайн за допомогою КЕП або ж з використанням інших альтернативних способів

Покрокові дії будуть такими:

Крок 1. Надсилання заяви (поштою, за допомогою КЕП, через альтернативні засоби електронної комунікації).

Тут може бути декілька варіантів.

Варіант 1. Працівник пише заяву, підписує її, ставить дату. Далі відправляє поштою лист з повідомленням про вручення і з описом вкладеного на юридичну адресу роботодавця.

Варіант 2. Працівник пише заяву на папері, підписує її, ставить дату, фотографує заяву або сканує її та відправляє роботодавцеві (на електронну пошту, через месенджери тощо).

Варіант 3. Працівник набирає текст заяви на персональному комп’ютері, смартфоні, планшеті та надсилає роботодавцеві текст заяви будь-яким засобом електронної комунікації з ЕЦП або роздруковує, підписує власноруч, фотографує та відправляє роботодавцеві.

Крок 2. Розгляд заяви видання відповідного наказу та надсилання його працівникові для ознайомлення.

На 2 кроці роботодавець розглядає заяву і видає відповідний наказ. А потім надсилає його працівнику визначеними електронними засобами (через месенджери, на електронну пошту тощо).

Тобто у разі отримання заяви засобами електронної комунікації роботодавець повинен роздрукувати таку заяву, зареєструвати її та видати відповідний наказ. Наказ слід підписати звичайним підписом або КЕП, та надсилати працівникові у форматі pdf.

Інший спосіб – наказ надсилається працівникові у вигляді фото, зробленого за допомогою телефону. Цей спосіб доступніший, адже працівник може не мати програми чи доступу до програми, яка відображає pdf-файли.

Крок 3. Ознайомлення працівника з наказом і повідомлення про це роботодавця. Наприклад: Працівник роздруковує фото наказу. Засвідчує ознайомлення на роздрукованому документі. Фотографує документ і надилає роботодавцю. Або: Працівник набирає текст повідомлення про ознайомлення з наказом на персональному компʼютері, смартфоні, планшеті. Підписує за допомогою ЕЦП. Надсилає роботодавцеві повідомлення будь-яким засобом електронної комунікації.

Після отримання відмітки про ознайомлення роботодавець має роздрукувати отриманий документ, його фото або знімок екрану і зберігати цей документ у встановленому законодавством порядку. У такому разі підтвердженням ознайомлення вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем і працівником.

Так, наприклад, п. 3 Порядку фіксації доведення інформації або документів до відома державного службовця шляхом використання засобів телекомунікаційного зв’язку, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11.12.2019 №1042, передбачено, що факт доведення інформації або документів до відома державного службовця фіксується протоколом про доведення інформації або документів до відома державного службовця.

Керівники підприємств недержавної форми власності можуть урегулювати зазначене питання самостійно.

Отже, ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника – через месенджери, електронну пошту тощо. Роботодавець має визначити порядок та засоби комунікації між працівниками та роботодавцем.

Раді допомогти, звертайтесь ще!