У разі придбання працівником за власні готівкові кошти товарів для потреб підприємства, а також використання власних коштів у відрядженні, Звіт подається у визначені законодавством строки. При цьому, оскільки чинним законодавством визначено строки звітування саме за одержані під звіт кошти на відрядження та на виконання цивільно-правових дій, а також установлено норму оподаткування надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернених у встановлені строки, то у разі несвоєчасного подання Звіту при придбанні за власні кошти товарів для потреб підприємства (використання власних коштів у відрядженні), фінансові санкції не застосовуються. Докладніше: https://7eminar.ua/news/2346-ipk

Документальне оформлення:

Підзвітна особа повинна надати:Звіт про використання коштів (авансовий звіт);
Оригінали документів, що підтверджують купівлю матеріалів (чеки, накладні, квитанції тощо).
Розрахунок компенсації:

Підприємство має компенсувати підзвітній особі витрати, понесені на придбання матеріалів.
Відображення в бухгалтерському обліку:

Витрати на придбання матеріалів обліковуються як активи або витрати, залежно від їхнього використання.
Податковий облік:

Якщо підприємство компенсує витрати за наданими документами, то ні ПДФО, ні військовий збір на такі суми не нараховуються. Це не вважається доходом працівника.

Проводки:
Оприбуткування матеріалів:

Дт 20 (Виробничі запаси)
Кт 372 (Розрахунки з підзвітними особами)
– на суму придбаних матеріалів.
Компенсація витрат підзвітній особі:

Дт 372 (Розрахунки з підзвітними особами)
Кт 301 (Каса) або Кт 311 (Розрахунковий рахунок)
– на суму компенсації працівнику.
Якщо матеріали використовуються одразу:

Дт 91, 92, 93 (Витрати відповідної діяльності)
Кт 20 (Виробничі запаси)
– списання матеріалів у витрати.

Чи потрібно платити ПДФО та військовий збір? Ні, не потрібно. Якщо витрати підтверджені документально, компенсація не є доходом працівника і не підлягає оподаткуванню.

Раді допомогти, звертайтесь ще!