Підставою для відрядження є наказ

Видаєте наказ на відрядження окремо по кожному із працівників із зазначенням місця відрядження (контрагента).

Скеровуючи працівників у відрядження роботодавець має дотримуватися трудових гарантій за ст.121 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719

Звісно, за умовами договору замовник може компенсувати витрати по відрядженню (проїзд, проживання, харчування). Але це не позбавляє обов’язку роботодавця платити добові відрядженим (це фінансування особистих фізіологічних потреб людини). Інше питання, як будете встановлювати розмір цих добових.

Оплата проживання проведено однією сумою. Звітувати буде той працівник, який вніс ці кошти. Відповідно має бути фіскальний чек та рахунок на проживання із зазначенням ПІБ всіх відряджених. Відповідно звітує по оплаті проживання за всіх один відряджених, хто провів оплату. Це має бути та особу, яку уповноважив керівник ,чи на яку виданий аванс на ці цілі. Тут треба вивчати ситуацію. Заочно відповідь надати не можна.

Всі решта витрати (добові, проїзд) звітує кожний відряджений окремо.

Для надання підтвердження замовникам, виходячи із обставин запитання, можете підтвердити добові +проїзд, якщо його оплачував кожний окремо за себе (про те як його оплатили в запитанні нічого).

Щодо оплати проживання то його провели не коректно до умов договору, на реалізацію якого було відрядження. А тому ,якщо замовник буде просити надати підтвердні документи, їх просто по кожному працівнику не буде. Як варіант – надати скан рахунку на проживання із зазначенням всіх ПІБ, вартістю номера та кількістю діб та фіскального чека. В такому разі береться 1/3 вартості на кожного відрядженого. Якщо приймуть – то добре. Якщо не приймуть – очевидно не буде компенсації.

Такі нюанси відрядження потрібно прописувати в наказі і ознайомлювати відряджених під підпис до вибуття у відрядження.

Раді допомогти, звертайтесь ще!