Заголовок тимчасово відсутній

Спочатку варто домовитися контрагентом (визначити в договорі чи підписавши додаткову угоду чи іншого документу до договору) про електронний документообіг.

Законодавство не містить вимоги обов’язкового укладення договору про використання електронних документів з контрагентами, якщо документи підписуються у електронному вигляді. Однак, при використанні електронних документів із контрагентами, краще попередньо у договорі прописати такий варіант документообігу. Адже використання електронного підпису допускається у випадках, які визначені законом або ж за письмовою угодою сторін (ч. 3 ст. 207 ЦКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n1173

Якщо договір про поставку товару чи надання послуг уже був укладений і використовуються паперові документи, то завжди можна укласти додаткову угоду до договору і передбачити підписання первинних документів у електронному вигляді. Це необхідно у разі спірної ситуації, коли електронні документи можуть бути використані як беззаперечний доказ у суді.

Електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та містить усі необхідні реквізити, має таку ж юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді (лист ДФС від 04.01.2017 р. № 30/6/99-99-15-02-02-15 https://tax.gov.ua/baneryi/podatkovi-konsultatsii/konsultatsii-dlya-yuridichnih-osib/print-70975.html).

Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях (стаття 13 Закону України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n73 ).

Суб’єктами електронного документообігу є автор, підписувач, створювач електронної печатки, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов’язків у процесі електронного документообігу (ст. 1 ЗУ Про електронні документи та електронний документообіг).

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. Отже зберігати електронні документи потрібно протягом всього терміну передбаченого строками давності податковим законодавства для підтвердження даних звітності.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством.

Законодавством не передбачено роздрукування електронних документів в обов'язковому порядку. Однак, в разі перевірки податковий інспектор має право затребувати у вас копію електронного документа (візуальне відображення документа), тобто його роздруківку.

Отже: 1) використання електронних документів варто спочатку погодити сторонами;

2) податкова визначає електронні документи як повноцінні документи;

3) можна роздрукувати, але слід мати вивантажені файли документів з форматом електронного підпису, та зберігати такі електронні копії документів на випадок неможливості доступу до сервісів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!