Заголовок тимчасово відсутній

Ні, так не можна.

Якщо недодержали вимоги закону про нотаріальне посвідчення договору, він є нікчемним (ст. 220 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n1242). Якщо недійсність правочину встановлена законом, він є нікчемним (ст. 215 ЦКУ). Визнавати такий правочин недійсним через суд не потрібно.

Договір оренди/найму транспортного засобу укладають у письмовій формі (ст. 799 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863). Договір за участю фізособи посвідчують нотаріально. Отже, якщо договір оренди транспортного засобу, орендодавцем за яким є фізособа, не посвідчили нотаріально, його вважають нікчемним. Недійсний правочин не створює юридичних наслідків, крім тих, що пов’язані з його недійсністю (ст. 216 ЦКУ).

Також фізособі-орендодавцеві слід пам’ятати, що податківці мають право: «звертатися до суду, у тому числі подавати позови до підприємств, установ, організацій та фізичних осіб, щодо визнання оспорюваних правочинів недійсними та застосування визначених законодавством заходів, пов’язаних із визнанням правочинів недійсними, а також щодо стягнення в дохід держави коштів, отриманих за нікчемними договорами» ( пп. 20.1.30 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n872).

Таким чином, витрати по оренді авто можуть визнати недійсними а списання пального безпідставним.

Якщо підприємство є платником ПДВ, треба мати на увазі, що при такому списанні пального неможливо буде довести зв'язок витрат, з господарською діяльністю підприємства. Отже необхідно буде ще додатково здійснити нарахування податкових зобов’язань з ПДВ відповідно до пункту 198.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931.

Щодо обліку використання та списання пального. Факт використання пального зазначайте в окремому первинному документі. Наразі типової форми такого документа немає. Тому можете розробити його самостійно. За основу візьміть типову форму подорожнього листа та переробіть її під себе. У такому документі передбачте всі обов’язкові реквізити первинного документа. Самостійно розроблену форму документа затвердьте власним розпорядчим актом (наказом керівника тощо).

Подорожні листи автомобілів не обов’язково складати щодня. Можете складати їх за тиждень, 10 днів, місяць тощо, але не рідше одного разу на місяць. Періодичність складання закріпіть в наказі про документообіг на підприємстві. За таким первинним документом зможете відобразити обсяг використаного пального в обліку. Також такий документ покаже, яка частина витрат пального нормативна, а яка ні.

Рекомендуємо складати зведену відомість обліку витрат пального у розрізі його видів за підсумками місяця. На основі такої відомості складіть акт або бухгалтерську довідку, яка буде підставою для списання пального в обліку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!