У разі отримання підзвіту на відрядження, в т.ч на придбання ТМЦ, працівник має прозвітувати і надати підтвердні документи.

Якщо працівник отримав аванс на особисту картку, то за результатами відрядження має прозвітувати. Відповідно має надати підтвердні документи по понесених витратах, в т.ч по прибанню ТМЦ.

В п. 170.9 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965. зазначено, що у разі використання платіжних карток, в т.ч особистих, підзвітна особа має надати виписку та/або відомості з рахунку, що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до платіжної картки.

Для оприбуткування ТМУ підзвітна особа має надати накладну, виписану на підприємство. Якщо сторони є платниками ПДВ, то ще має бути зареєстрована податкова накладна.

Отже доцільно всеж таки документи по ТМЦ дооформити. Інакше формально, вважається, що документи не надані, відповідно працівник має або повернути кошти як надміру витрачені або ці кошти треба оподаткуванти (ПДФО/ВЗ).

В останньому варіанті оприбуткування ТМЦ доцільно проводити за внутрішнім документом. Таким може бути акт (п.2.6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.1995 № 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n72).

Раді допомогти, звертайтесь ще!