Порядок визначення добових у відрядженні прописаний в пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965. Зазначена норма була оновлена ще з 01.04.2023 року. І саме тут містяться вимоги щодо наявності відміток прикордонних служб про перетин кордону.

Сума добових визначається в разі відрядження:

- у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

- до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

З огляду на це відмітки прикордонних служб про перетин кордону є одним із доказів виключно для виплати добових по відрядженню до «візових» країн.

Візові вимоги щодо громадян України https://uk.wikipedia.org/ Польща є безвізовою для України. Тому визначення розміру добових має відбуватися за наказом та підтвердними документами. Такими у відрядженні є проїзні документи, рахунки на проживання в готелях (мотелях). Саме проїзні документи орієнтують нас на дати виїзду та прибуття, але не дають інформації щодо дати та часу перетину кордону.

В ситуації, коли протягом доби відряджений перебуває як на території України так і за її межами податківці рекомендують звертатися до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text.

Відповідно до п.7 розд.І Інструкції № 59 днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше - наступна доба.

Згідно з пп. 16.2 розд. ІІІ Інструкції № 59 добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах затверджених сум, зокрема за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та прибуття, – за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено працівника (за відсутності пересадок на інший транспортний засіб або зупинок у готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України або інших іноземних держав під час перебування в дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи).

Якщо відряджений, перебуваючи в дорозі закордон або повертаючись до місця постійної роботи в Україні, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні), добові за час проїзду їхньою територією відшкодовуються у сумах, встановлених для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної іноземної держави (згідно з датою, визначеною у транспортних квитках, рахунках за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні. Детально про це в ЗІР, 103.17 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41033

Таким чином, комерційні підприємства з метою визначення суми добових (по Україні чи закордон) мають контролювати маршрут слідування відрядженого, чи була зупинка (пересадка).

З огляду на дані по запитанню відряджений мав прямий рейс Варшава (Польша)-Рава-Руська (Україна). День вибуття у відрядження співпадає із датою виїзду за квитком – 01.10.2024 року. За відсутності зупинки (пересадки) добові за такий день відшкодовують за нормами для відряджень за кордон.

Раді допомогти, звертайтесь ще!