Заголовок тимчасово відсутній

Співробітник працює за основним місцем роботи. З жовтня 2024 року ще прийнятий на внутрішнє сумісництво на іншу посаду.
Чи потрібно заводити дві особових справи ? Чи можна вести одну справу з заповненням двох особових карток? Дякую.

НК

Наталія, консультант

експерт

05.11.2024 | 17:35

Очікує відповідь

Ні, не потрібно.

Правила формування особової справи працівників усіх підприємств (крім держслужбовців) визначає пункт 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі – Правила №1000/5).https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502

Особові справи працівників державної служби формують відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 № 64.https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0567-16#n13

До особової справи додаються такі документи:

...
Заява про прийняття за сумісництвом
Копія наказу про прийняття за сумісництвом або витяг зі зведеного наказу
...

Як правильно вести особову справу при внутрішньому сумісництві:
Одна особова справа. Досить завести одну особову справу на працівника, в якій можна вести всю необхідну інформацію.

Дві особові картки (форма П-2). Оскільки працівник обіймає дві посади, потрібно заповнити дві особові картки: одна картка буде містити дані щодо основного місця роботи, а друга — для посади за внутрішнім сумісництвом. Це допоможе уникнути плутанини у посадових обов’язках, умовах роботи та оплаті праці.
Документація про сумісництво.

У особовій справі необхідно також зберігати наказ про прийняття на посаду за сумісництвом, а також інші документи, що стосуються роботи за сумісництвом (наприклад, накази про зміну умов, якщо такі будуть)..

Ведення однієї особової справи з двома особовими картками спрощує облік і дозволяє зберігати всю інформацію про працівника в одному місці. Крім того, це відповідає практиці кадрового діловодства, за якою вся інформація про працівника має зберігатися централізовано.

Отже, для внутрішнього сумісництва досить однієї особової справи з двома картками, що відповідає вимогам кадрового обліку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!