Вартість проживання не оподатковуєте, харчування підлягає оподаткуванню.

Перелік витрат, які можна відшкодувати працівнику без оподаткування наведено у пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965:

• на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті),


• оплата вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни),


• найм інших жилих приміщень,


• оплата телефонних розмов,


• оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування,
  інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Витрати відшкодовуються за наявності підтвердних документів. До підтвердних документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);


• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;


• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;


• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;


• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

У разі якщо під час відрядження для проведення розрахунків працівник використав карту, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком (п.170.9.2 ПКУ).

Отже, за наявності підтвердних документів відшкодування витрат на проживання не оподатковують.

Щодо харчування, то порядок його відшкодування маєте прописати в Положенні про відрядження. За роз’ясненням ДПС https://if.tax.gov.ua/baner/podatkovi-konsultatsii/konsultatsii-dlya-fizichnih-osib/print-70927.html небюджетні підприємства мають право не відшкодовувати витрати на харчування, оскільки їх не включено у перелік витрат на відрядження, які підлягають відшкодуванню. Керівник можете прийняти рішення відшкодовувати витрати на харчування, але з оподаткуванням.

Раді допомогти, звертайтесь ще!