Заголовок тимчасово відсутній

Рахунок-фактура за своїм призначенням не відповідає ознакам первинного документа, оскільки ним не фіксується жодна господарська операція, але є пропозицією оплати за товар (роботи, послуги). Тобто не є первинним документом, а є документом, який містить тільки платіжні реквізити, на які потрібно перераховувати грошові кошти в якості оплати за надані послуги, тобто, носить інформаційний характер.

Рахунок-фактура може виступати як первинний документ, але це можливо лише за наявності певних умов і обмежень. Важливо враховувати такі вимоги:

• Рахунок повинен бути ОПЛАЧЕНИМ.
• Мають бути НАЯВНІ ДОКУМЕНТИ, які підтверджують оплату.
• Це можливо лише щодо послуг.

Рахунок-фактура може замінити акт приймання-передачі в разі оплати послуг. Однак важливо відзначити, що рахунок-фактура не може замінити інші документи, такі як накладна або товаро-транспортна накладна, а також дані митної декларації.

Також варто враховувати, що рахунок-фактура може використовуватися у зовнішньоекономічній діяльності (ЗЕД) для оформлення операцій експорту та імпорту. За дотримання цих умов, акт приймання-передачі не потрібен.

Тобто, якщо рахунок-фактура не є актом приймання-передачі послуг, то зберігати його не потрібно. Сам рахунок не є підтвердженням оплати, а от чек чи квитанція або банківська виписка про оплату якраз його підтверджують.

У Наказі №578 визначено, що первинні документи та додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухобліку й податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання та списання майна й матеріалів, квитанції та накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо), мають зберігатися не менше ніж 3 роки.

Визнання рахунку первинним документом «автоматом» за умови оплати спрацьовує тільки у ЗЕД. Щодо внутрішніх операцій висувається ще одна умова – про використання рахунку-фактури та його статус має бути зазначено у договорі. Тоді оплачений рахунок-фактура може замінити традиційний акт приймання-передачі надання послуг.

Раді допомогти, звертайтесь ще!