Заголовок тимчасово відсутній

На нашу думку, ця сума оплати, що проведена з карти-ключ, а підтверджуючих документів працівником не надано, має вважатися сумою надміру використаних підзвітних коштів за визначенням ПКУ:

"164.2.11. сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до пункту 170.9 статті 170 цього Кодексу;

170.9.1. Податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого підпунктом 170.9.3 цього пункту строку, є особа, що видала таку суму, а саме:

...б) під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, - у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.

Для цілей цього пункту до суми перевищення не включаються та не оподатковуються документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів/електронних грошей, наданих платнику податку під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у встановлених межах, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламними цілями.

Сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується особою, що видала такі кошти/електронні гроші, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу - за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку."

Отже, якщо документаль підтсевдежних витрат немає, то на нашу думку, такі кошти маєте списати наступним чином:

Дт 377 Кт 31 - списані кошти з рахунку через карту-ключ

Дт 949 Кт 377 - списані витрачені кошти на витрати, як не підтверджені первинним документами (не наданий звіт працівником - на що саме витрачені кошти).

Дт 661 Кт 6411, 642 - нараховані ПДФО та ВЗ з суми списаних коштів, утримані з доходу за місяць де відбулося визанння витрат по непідтвердженому використанню сплачених кошітв. При нарахуванні ПДФО з такого доходу застосовується "натуральний коефіцієнт" за правилами п. 164.5 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17?find=1&text=%D0%BF%D1%80%D0%BE%D1%82%D0%B5%D0%B7#n3627).

Додатково рекомендуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!