Заголовок тимчасово відсутній

Згідно з ч. 2 ст. 7 Закону № 2136 від 15.03.2022 року https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n27 у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів із питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником. Також нагадаємо, що в районах активних бойових дій у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці (ч. 1 ст. 7 Закону № 2136).

Можете скористатися наступним алгоритмом:

1. Надішліть працівникові зразок чи трафарет відповідної заяви. Оптимальний варіант, коли працівник напише заяву на папері, сфотографує її і направить на вайбер/телеграм/пошту кадровику чи директору. Якщо немає можливості написати заяву на папері, працівник може надіслати звичайне текстове повідомлення електронною поштою або в месенджер.


2. Зробіть скрин екрана та роздрукуйте заяву.


3. Зробіть наказ, отримайте підпис директора. Директор може проставити звичайний підпис чи ЕЦП. Надішліть наказ працівнику у відповідь на заяву. Ознайомити працівника з наказом зобов’язує пункт 11 глави 9 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5. Для того щоб полегшити взаємодію, раджу надсилати фотографію наказу. Якщо надсилатимете наказ у ПДФ, може статися, що працівник не відкриє файл через відсутність програмного забезпечення.
   Якщо у працівника є можливість роздрукувати фото наказу, попросіть засвідчити ознайомлення на роздруківці, сфотографувати наказ із відміткою і надіслати вам світлину. Якщо у працівника немає можливості роздрукувати наказ та підписати його, необхідно, щоб у месенджері останній надав підтвердження ознайомлення. Таке ознайомлення може бути сформовано наступним чином: «З наказом про звільнення ознайомлений 15.07.2022».


4. Пункт 3 Порядку № 1042 скеровує, що факт доведення інформації або документів до відома працівника. Застосуємо цю норму як рекомендацію для інших роботодавців.

Складайте протокол у довільній формі в одному примірнику, зафіксуйте такі відомості:

• дата, час та місце, коли склали протокол;


• підстава надсилання документів — стаття 7 Закону № 2136;


• дата, час і вид засобу телекомунікаційного зв’язку, за допомогою якого надіслали документи;


• найменування посади, прізвище та власне ім’я працівника;


• контактні дані працівника, за якими надіслали документи, — номер телефону, адреса електронної пошти тощо;


• короткий зміст надісланих документів;


• підпис, дата, найменування посади, прізвище та власне ім’я працівника, який надіслав документи та склав протокол;


• відомості про додатки до протоколу, що підтверджують факт надсилання документів (копія знімка екрана тощо).

Раді допомогти, звертайтесь ще!