Заголовок тимчасово відсутній

Можна, але на вимогу контролюючого органу (Держпраці, ПФУ, ДПС) зобовʼязані роздрукувати і надати документ в друкованому вигляді. В першу чергу, потрібно керуватися нормами Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV, який встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів (див. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text ).

Електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Таке визначення містить ч. 1 ст. 5 Закону № 851.

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. При цьому оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII.

Важливо: аби впевнитися у цілісності електронного документа необхідно перевірити електронний цифровий підпис. Ця вимога встановлена ст. 12 Закону № 851. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Тобто без такого підпису він не вважається створеним та цілісним.

Особливості ведення е-табелю обліку робочого часу

Отже, аби дотримати норм законодавства під час складання Табелю в електронному вигляді, ви зобов’язані забезпечити:

• по-перше – неможливість виправити інформацію, яка зазначена в Табелі;

• по-друге – наявність в Табелі кваліфікованого електронного підпису відповідальних осіб;

• по-трете – зберігання електронної форми Табелю як мінімум протягом року.

До речі, про термін зберігання Табеля слід сказати окремо. Так, регламентовані строки зберігання Табеля такі:

• у загальному випадку — 1 рік (поз. 408 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мінюсту від 12.04.2012 р. № 578/5, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text );

• щодо працівників, задіяних на роботах зі шкідливими умовами праці, — 75 років (поз. 445 Переліку № 578/5);

• щодо громадян, які постраждали унаслідок Чорнобильської катастрофи, — 75 років (поз. 685 Переліку № 578/5).

Тобто в загальному випадку Табель повинен зберігатися 1 рік. Однак не варто залишати без уваги поз. 336 Переліку № 578/5. У ній вказано, що первинні документи і додатки до них, які фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухобліку та податкових документах, треба зберігати 3 роки. Такий 3-річний строк зберігання застосовується за умови завершення перевірки податковими органами, а також завершення ревізії (для бюджетних установ) Держаудитслужбою за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах такі документи слід зберігати до ухвалення остаточного рішення. На зберігання Табеля протягом 5 років також вказують пп. 44.1 і 44.3 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17? ).

Відповідно, щоб уникнути непорозумінь з контролюючими органами, краще зберігати Табель протягом 5 років. Раді допомогти, звертайтесь ще