Заголовок тимчасово відсутній

Так, можна використовувати комбінований обмін первинкою (електронно-паперовий).

В одному із кейсів, Ваші колеги повідомили про наявність ситуації, коли податкова відмовляє у розблокування ПН, адже договір підписаний через Медок, проте в ньому немає застереження, що документ буду підписано в електронному форматі за допомогою КЕП. Відповідно, відсутність даного договору/додаткової угоди або не чітке формулювання стало проблемою в розблокуванні ПН.

Тому я рекомендую дотриматися принципу фіксування ЕДО у договірних відносинах та переліку співробітників чиї ЕЦП/КЕП будуть при цьому використовуватися.

Хоча, чинне законодавство прямо не вимагає, щоб сторони додатково погоджували в договорах можливість використання ЕЦП для підписання документів. Водночас деякі фахівці вважають, і я притримуюся цієї позиції, що необхідність погодження випливає з вимог ч. 3 ст. 207 ЦКУ (див. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#Text). Що б там не було, це варто зробити принаймні з двох причин. По-перше, частина сервісів, які забезпечують можливість обміну ЕД, передбачають, що відповідний сервіс використовують обидва контрагенти. І навіть якщо ви вирішили обмінюватися ЕД просто електронною поштою, сторонам, як мінімум, необхідно знати актуальні електронні адреси одна одної. По-друге, деякі питання, пов’язані з механізмом обігу ЕД, мають альтернативні варіанти поведінки (або законодавство прямо віддає їх на відкуп сторін, або ж вони просто не врегульовані).

Ураховуючи це, у договорі (додатковій угоді до нього) варто застерегти такі моменти:

1. Сервіс, за допомогою якого сторони планують обмінюватися ЕД;

2. Актуальні адреси електронної пошти сторін;

3. Пріоритет документів у випадках наявності для тієї самої операції двох різних ЕД або різних ЕД і документа на папері (зауважу: У РАЗІ ЯКЩО ВИ СТВОРЮЄТЕ ІДЕНТИЧНІ ЗА ДОКУМЕНТАРНОЮ ІНФОРМАЦІЄЮ ТА РЕКВІЗИТАМИ ЕД ТА ДОКУМЕНТ НА ПАПЕРІ, КОЖЕН З ДОКУМЕНТІВ Є ОРИГІНАЛОМ І МАЄ ОДНАКОВУ ЮРИДИЧНУ СИЛУ (Ч. 3 СТ. 7 ЗАКОНУ № 851).

Приклад, формулювання розділу в договорі про ЕДО (нумерація розділу та пунктів змінюється під Ваш договір/додаткову угоду, в даному прикладі, використано №12).

Розділ 12. ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ МІЖ СТОРОНАМИ

12.1. Сторони домовилися про те, що починаючи з 01 січня 2023 року, з метою виконання умов Договору будуть здійснювати документообіг у формі електронних документів, для підтвердження описаних у них господарських операцій із використанням офіційного провайдера ЕДО роумінг-платформи ПТАХ, платформи обміну EDI-документами “Вчасно”, програми “M.E.Doc”, окрім випадків передбачених цією Додатковою угодою.

12.2. Сторони домовилися, що на виконання умов цієї Додаткової угоди застосовуватимуть такі види електронних документів: акт наданих послуг, рахунок на оплату, акт звірки взаємних розрахунків.

12.3. Формування електронних документів, визначених у пункті 12.2 цього розділу, здійснюють із урахуванням положень законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги» та інших чинних нормативно-правових актів України.

12.4. Підготовку електронних документів та обмін ними Сторони здійснюють у строки, встановлені умовами Договору та чинного законодавства України. Кожна Сторона зобов’язана належно скласти електронний документ, підписати його з використанням КЕП та направити іншій Стороні. Електронні документи, які Сторони передають/направляють одна одній, підписують із використанням КЕП. Електронні документи вважають підписаними і такими, що набирають чинності, з моменту підписання електронного документа з використанням КЕП. 12.5. Якщо під час звірки даних про чинні та прийняті електронні документи Сторони виявлять розбіжності, то по замовчуванню застосовуються такі умови чинності електронних документів:

- юридичну силу матиме електронний документ, надісланий першим з використанням КЕП (у випадку наявності кількох різних електронних документів по одній і тій самій господарській операції);

- за результатами конкретної господарської операції пріоритетну юридичну силу матиме чинний електронний документ, за наявності за цією ж операцією однорідних аналогічних по суті документів, складених у письмовій (друкованій) формі, незалежно від дати їх оформлення.

12.6. Сторони домовилися, що електронні документи, які вони відправили та підписали з використанням КЕП, мають повну юридичну силу, породжують права та обов’язки для Сторін, можуть бути представлені до суду в якості належних доказів та визнаються рівнозначними документам, що складають на паперовому носії. Підпис Сторони на електронному документі означає підтвердження участі такої Сторони в оформленні електронного документа. Підтвердження передання електронних документів (відправлення, отримання, тощо) вважається легітимним підтвердженням фактичного приймання-передачі таких документів уповноваженими особами Сторін і не вимагає додаткового доказування.

12.7. Кожна Сторона самостійно несе відповідальність за достовірність накладеного КЕП. У разі підписання електронного документа нечинним КЕП такий документ вважають непідписаним.

12.8. Якщо одна Сторона направила електронний документ іншій, а остання не підписала його або ж не відхилила із зауваженнями у встановлений Договором строк з дня отримання, електронний документ вважають прийнятим його отримувачем без зауважень. Момент одержання електронного документа Стороною фіксує відповідне програмне забезпечення.

12.9. У випадку неможливості виконання зобов’язань за цією Додатковою угодою, Сторони негайно повідомляють про це одна одну.

12.10. На вимогу будь-якої зі сторін у випадку виникнення технічних проблем Сторони мають право у будь-який момент призупинити оформлення електронних документів і повернуться до оформлення їх у паперовій формі. Сторона, у якої виникли технічні проблеми, повідомляє іншу Сторону у будь-який зручний спосіб. Уразі призупинення оформлення електронних документів Сторони створюють і підписують документи в паперовій формі в порядку, передбаченому Договором. Після усунення технічних проблем Сторони повертаються до підписання електронних документів. Призупинення оформлення електронних документів, а також рішення про повернення до їх підписання Сторони оформлюють у формі довільного документа як у паперовій, так і в електронній формі. Документ про призупинення підписання електронних документів або повернення до підписання електронних документів можна оформити у будь-який зручний для Сторін час, у тому числі після усунення технічних проблем або після повернення до підписання електронних документів. 12.11. З метою забезпечення безпеки обробки та конфіденційності інформації Сторони зобов’язані не допускати появи в системі для обміну електронними документами, комп’ютерних вірусів і програм, спрямованих на її руйнування.

12.12. Сторони самостійно забезпечують збереження свого програмного забезпечення, яке використовують для обміну електронними документами, відкритих ключів КЕП та електронних-документів, розміщених на своїх комп’ютерах.

#ЕДО Раді допомогти, звертайтесь ще