Заголовок тимчасово відсутній

Повернути ці кошти працівниці, яка сплатила кошти, можна. Це законодавством не заборонено.
Але, на нашу думку, відшкодування працівнику роботодавцем витрат, які той поніс за іншого працівника, включатиметься до оподатковуваного доходу (як додаткове благо) (пп. 164.2.17 ПКУ - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17).
Це як і у випадку якщо відряджений працівник сплатив за проживання в двохмісному номері готелю за двох, то відшкодування йому витрат з віднесенням їх до складу витрат підприємства здійснюється з розрахунку вартості проживання тільки однієї особи.
Якщо підприємство відшкодовує працівнику повну вартість двомісного номеру, то вартість другого місця в даному номері буде вважатися додатковим благом відповідно до пп. 164.2.17 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17), та включатися до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку.
Оподаткування додаткового блага здійснюється за ставкою, визначеною п.167.1 ПКУ (18%) - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17. Про це повідомляли податківці - https://tr.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/533474.html.
Тому це варто врахувати і дізнатися про поточну позицію ДПС за місцем обліку з цього приводу. Раді допомогти, звертайтесь ще!