Заголовок тимчасово відсутній

Якщо йде мова про електронний документообіг в обліковій програмі, тобто документи підписували КЕП/ЕЦП, а не на папері, то термін зберігання таких документів рівнозначний паперовим. Якщо тільки про регістри бухобліку, які сформовані у програмі, то тут термін не встановлений щодо даних програми, адже Ви повинні зберігати роздрукованою Головну книгу, яка відображає усі записи за відповідний період обліку. Тобто якщо, з певних причин втрачено доступ до програми, дані пошкоджені чи втрачені, то потрібно розуміти чи це стосується закритого облікового періоду чи ні. Якщо не закритого, то дані потрібно відновлювати, щоб сформувати звітність, головну книгу тощо. Якщо період закритий, то усі дані і так мають бути на папері, наприклад, відомості про нарахування ЗП, кадрові документи, Головна, відомості про нарахування амортизації тощо. Інше питання, якщо Ви цього всього не друкували і не архівували, то дані потрібно відновлювати, враховуючи термін давності, який був призупинений ще карантином, а зараз через воєнний стан. Тому щонайменше з березня 2017 року інформацію потрібно мати. Також важливо розуміти, коли була останні документальна перевірка.

Строк зберігання первинних документів — три роки, якщо податкові органи провели перевірку з питань дотримання податкового законодавства (ст. 336 пп. 4.2 розд. I Переліку № 578, див. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text ).

Аналогічну позицію висловив Укрдержархів у листі від 03.07.2013 № 01.2/2629. Він наголосив, що не можна знищувати неревізовані/неперевірені фінансові та бухгалтерські документи.

Тож платники податків мають зберігати документи у строки, що визначив Перелік № 578. Однак ці строки не можуть бути меншими, ніж передбачає стаття 44 ПК:

На період із 18 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершиться дія карантину через COVID-19, зупинили перебіг строків давності, передбачених у статті 102 ПК (п. 52-2 підрозд. 10 розд. ХХ ПК). Відповідно, на цей період подовжують також строки зберігання документів.

Призупинення строків на час воєнного стану регламентоване у підпункті 69.9 підрозділу 10 розділу ХХ ПК. Воно стосується в т. ч. строків, встановлених у статті 44 ПК для зберігання підтвердних документів.

Виходить, що з 18 березня 2020 року весь період карантину та воєнного стану не включають до граничного строку зберігання первинних документів.

Оновлені норми законодавства набрали чинності з 28 квітня 2023 року щодо нових термінів зберігання документів, то нові строки будуть поширюватися на документи, які почали зберігатися ще з 28 квітня 2020 року та строк по ним мав би завершитися 28 квітня 2023 року. Тож їх потрібно буде зберігати до 28 квітня 2025 року. Далі потрібно врахувати момент початку карантину, адже терміни тоді теж були призупинені, а це 12 березня 2020 року (тому з цієї дати три роки назад теж тримаємо документи (з 12.03.2017 року).

Перелік документів, які треба зберігати, залишається незмінним. А от строки зберігання тепер такі:

🔸2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст. 39 і 39-2 ПКУ (тобто ТЦУ та оподаткування прибутку КІК);

🔸1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової̈ звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються платниками податку на прибуток, а також юрособами-«єдинниками». Але цей строк не поширюється на документи, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з п. 44.3.1 ПКУ;

🔸1095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ. Тобто для ФОПів строки зберігання первинних документів щодо їхньої діяльності залишаються незмінними;

🔸1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на ДПС, включаючи дозвільні документи. Незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст. 44 ПКУ строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів (крім документів, отриманих з Єдиного реєстру податкових накладних) чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених ПКУ тягне за собою накладення штрафу в розмірі 1020 грн. (раніше - 510 грн.). Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2040 грн. (раніше - 1020 грн.).
https://mk.tax.gov.ua/media-ark/local-news/574392.html

Раді допомогти, звертайтесь ще