Зарплата без помилок: 10 ситуацій, де можна помилитися

Працівник отримав гроші на картку, касові документи оформлені, відомість закрита. Здавалося б, зарплатний процес завершено. Але саме після виплати можуть «спливти» недоплата або переплата, неправильне оформлення ВКО, порушення строків зберігання готівки чи відсутність інформації про склад зарплати. Тому зібрали 10 ситуацій, у яких під час виплати зарплати легко помилитися навіть досвідченому бухгалтеру.

Перевірте себе: чи всі ці правила у вас на підприємстві виконуються?

 

Недоплата зарплати: як виявити та виправити помилку

Почнемо з ситуації, коли бухгалтер виявив, що працівнику нарахували менше зарплати, ніж належало. Причиною могла стати помилка в розрахунках, неврахована доплата, надбавка, премія або неправильний розрахунок середньої зарплати.

Незалежно від того, хто виявив помилку – бухгалтер, контролюючий орган чи сам працівник, – зарплату потрібно донарахувати. Згода працівника для цього не потрібна.

Якщо працівника помилково не включили до наказу про преміювання, доплату чи надбавку, спочатку складають доповідну записку на ім’я керівника. На її підставі видають наказ.

Якщо помилка виникла під час розрахунку зарплати, оформлюють бухгалтерську довідку із зазначенням виплати, періоду, суми та причини помилки.

Її підписують працівник, який склав довідку, і головний бухгалтер.

Звільненим працівникам недоплату потрібно виправити якомога швидше. Якщо через вину роботодавця остаточний розрахунок затримано, можуть виникнути додаткові виплати за час затримки.

 

Переплата зарплати: коли і як можна утримати зайве

Наступна ситуація, працівнику виплатили більше, ніж належало, наприклад через арифметичну помилку. Якщо це саме лічильна помилка і є законні підстави для утримання, переплату можна стягнути із зарплати.

Спочатку оформлюють доповідну, за потреби – пояснювальну записку, а також бухгалтерську довідку із сумою переплати. Далі видають наказ про утримання. Зробити це потрібно не пізніше одного місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми.

Загальний розмір утримань – не більше 20% зарплати, що належить до виплати. Якщо переплата більша, її утримують частинами. Із виплат, на які за законом не може бути звернене стягнення, утримувати кошти не можна.

Працівник також може добровільно повернути переплату – внести кошти в касу, перерахувати на рахунок або погодитися на утримання із зарплати. У такому разі обмеження 20% не застосовується.

Якщо працівник не погоджується із сумою або помилка не є лічильною, утримати кошти за наказом роботодавця не можна.

 

Зарплатний проєкт і право працівника обрати банк

Ще одна розповсюджена ситуація.

Підприємство має зарплатний проєкт і відкриває працівникам картки. Чи означає це, що працівник зобов’язаний отримувати зарплату тільки через цей банк?

Ні. Зарплату можна виплачувати готівкою через касу або перераховувати на платіжну картку.

 

Роботодавець може організувати зарплатний проєкт, але не варто вважати його підставою для позбавлення працівника можливості обрати інший спосіб отримання зарплати.

А буває й так. Працівник не хоче отримувати зарплату на картку банку, з яким працює підприємство, і просить перераховувати кошти на рахунок в іншому банку.

Працівник має право звернутися із заявою та попросити перераховувати зарплату на особистий рахунок в іншому банку.

Форма заяви довільна. Підприємству зручно мати готовий шаблон такої заяви.

Витрати на перерахування зарплати на особистий рахунок працівника несе роботодавець. Якщо банк стягує комісію за зарахування коштів на картковий рахунок, її сплачує працівник.

 

 

Готівка в касі: строки зберігання та правила оформлення ВКО

Наступна ситуація:

Підприємство отримало в банку готівку для виплати зарплати. Чи можна зберігати її в касі, поки всі працівники не отримають кошти?

Для готівки, отриманої в банку на зарплату, строк – 5 робочих днів, причому день отримання включається.

 

А для готівкової виручки, яку використовують для виплати зарплати, діє інше правило – її можна зберігати понад ліміт каси 3 робочі дні від дня настання строку виплати.

Тому спочатку потрібно визначити джерело готівки – від цього залежить строк її зберігання.

Невикористану готівку, отриману в банку на зарплату, не пізніше наступного робочого дня потрібно повернути до банку. Виняток – сума в межах установленого ліміту каси.

Цілком розповсюджена ситуація, коли бухгалтер помітив помилку у видатковому касовому ордері (далі – ВКО).

 

Чи можна просто закреслити неправильну суму та вписати правильну?

Ні. У ВКО виправлення не допускаються. Помилковий документ анулюють і оформлюють новий.

 

Видати готівку за ВКО можна лише в день його складання.

Контрольна точка: помилка у ВКО – не виправляємо, а оформлюємо новий документ.

 

Буває так, що працівник не може особисто отримати зарплату. Чи можна видати гроші його чоловіку, дружині або колезі?

Так, але для цього потрібна довіреність. У ній зазначають дату видачі, строк дії, дані довірителя та представника, його повноваження і підпис довірителя.

 

У ВКО зазначають фактичного отримувача та роблять відмітку «За довіреністю». Довіреність касир залишає у себе та додає до ВКО.

Контрольна точка: сам факт родинних або робочих відносин не дає права отримати зарплату за іншого працівника.

 

Депонування зарплати та ведення касової книги

Ще одна ситуація. Строк виплати закінчився, але працівник не прийшов за грошима. У такому разі невиплачену суму потрібно депонувати.

Навпроти ПІБ працівника у відомості роблять відмітку «Депоновано» або ставлять відповідний штамп. Далі складають реєстр депонованих сум, а на депоновану готівку оформлюють окремий касовий ордер.

Серйознішою є ситуація, коли касові документи оформлені, але запис у касовій книзі бухгалтер вирішив зробити пізніше. Так не можна.

Касова книга – документ первинного обліку готівки. Записи до неї роблять на підставі ПКО і ВКО в день їх складання.

Перший примірник – «Вкладний аркуш касової книги» – залишається в касовій книзі, другий – «Звіт касира» – передають до бухгалтерії.

Касова книга може бути паперовою або електронною. Помилки в ній виправляють коректурним способом.

 

Розрахунковий листок: чи зобов'язаний роботодавець інформувати працівника

Ну й наостанок, питання з чим дуже часто звертаються до нас:

Чи має роботодавець обов’язково надати працівнику інформацію про те, як сформувалася сума до виплати?

Відповідно до Кодексу законів про працю та до Закону України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці» працівнику повідомляють:

• загальну суму нарахованої зарплати та її складові;
• розмір і підстави утримань та відрахувань;
• суму, фактично належну до виплати.

Інформація має бути зрозумілою працівнику: з неї повинно бути видно, з чого складається зарплата, які суми утримані та чому до виплати визначено саме таку суму.

Єдина форма такого повідомлення не встановлена. Роботодавець сам визначає формат і порядок його надання – наприклад, у вигляді розрахункового листка в паперовій чи електронній формі.

 

Висновки

1. Зарплатні помилки потрібно своєчасно виправляти, а утримання переплати проводити з дотриманням установлених правил.
2. Важливо правильно організувати виплату зарплати, роботу з готівкою, оформлення касових документів і депонування.
3. У повідомленні мають бути зазначені нарахування, утримання та сума, фактично належна до виплати.