Первинка з недоліками: як виграти спір із контрагентом

Будь-яка господарська операція супроводжується оформленням первинних документів. Проте бувають випадки, коли операція відбулася, а її належна фіксація в первинному документі – ні. Які наслідки можуть мати такі недоліки, якщо між сторонами угоди виникне спір? У матеріалі розглянемо детальніше.

 

Істотні та неістотні помилки

Перш за все слід сказати, що люди – не роботи і припускаються помилок. Тому навіть за всієї суворості, закон допускає наявність у первинних документах неістотних недоліків. Але такі недоліки не мають унеможливити встановлення:

• особи, яка брала участь у господарській операції;
• змісту та обсягу такої операції.

Найпоширеніша проблема, яка може виникнути внаслідок помилки під час оформлення первинних документів, – така помилка може бути використана покупцем для відмови від оплати отриманого ним товару (виконаних робіт чи наданих послуг).

І зазвичай це саме ті помилки, що закон не відносить до «неістотних», тобто:

• відсутність у документі підпису (або його проставлення іншою особою),
• відсутність підтвердження повноважень на підписання документів,
• незазначення посади та прізвища особи, відповідальної за здійснення операції;
• помилки в найменуванні, кількості, вартості поставленого товару (робіт, послуг) і т. д.

На практиці такі помилки допустимі тоді, коли документи оформлюють не в момент здійснення операції, а шляхом обміну документами після її фактичного проведення.

Натомість виявлення помилок, як правило, відбувається уже під час претензійного або судового врегулювання спору.

Замовник, достовірно знаючи про наявність того чи іншого недоліку первинного документа, відмовляється на цій підставі виконувати договір та оплачувати отримані товари, роботи чи послуги.

 

Варіанти захисту в суді, якщо припустилися помилки

Позиція судів з цього приводу досить стала: якщо первинні документи містять ті чи інші недоліки (у т. ч. суттєві), сторона має право доводити виконання договору будь-якими іншими доказами.

Основні напрямки захисту:

Перше. Вирішальне значення має не сам факт складення первинного документа та його форма, а реальний рух активів. На прикладі товару можна надати докази: закупівлі або виготовлення цього товару, його зберігання, здійснення доставлення покупцю, а за можливості – його подальшого використання покупцем.

Друге. Практично будь-які інші документи (в т. ч. електронні), що створювали та погоджували сторони в процесі виконання договору, можуть бути використані на підтвердження реальності господарської операції. І це не лише «первинка», але і перепустки на об’єкт замовника; журнали інструктажів; відеодокази з місця передачі товарів, робіт, послуг; показання учасників господарської операції тощо.

Але тут треба бути уважним: такі інші документи самі по собі мають бути коректними. Інакше замість підтвердження факту здійснення господарської операції, вони можуть легко стати зброєю в руках недобросовісного контрагента.

Яскравий приклад – ТТН. Яких тільки помилок не припускаються під час їх оформлення:

• місце розвантаження не відповідає місцю постачання;
• адреса місця розвантаження вказана як місто, без зазначення вулиці і номеру будівлі;
• відсутні дані водія;
• відсутні підписи відправника, перевізника та отримувача та/або їхні печатки;
• неповне заповнення реквізиту «Відомості про вантаж»;
• тоннаж товару за ТТН перевищує вантажопідйомність транспортного засобу і т. п.

Тож, якщо вже припустилися помилки в одному документі, подбайте про коректність решти.

Третє. Будь-яке листування сторін – як за допомогою електронної пошти, так і через месенджери також може бути використане як допустимий доказ на підтвердження обставин виконання договору. Проте в ідеалі адреси електронної пошти та номери телефонів від початку мають бути вказані в договорі.

Четверте. Варто довести відображення покупцем результатів операцій у його податковій звітності. Дії сторони з реєстрації податкових накладних засвідчують волю до настання відповідних правових наслідків. Відповідно, податкова накладна, складена постачальником, може бути допустимим доказом факту прийняття товару, якщо покупець вчинив юридично значимі дії, а саме – відобразив податковий кредит за такою господарською операцією.

П’яте. Якщо постає питання ідентифікації особи, що брала участь в операції (наприклад, у первинному документі відсутні відомості про прізвище та/або посаду особи), наявність відтиску печатки цієї особи належить до даних, що дають змогу її ідентифікувати.

Отже, належно оформлені первинні документи є основою для захисту своїх прав у разі невиконання контрагентом умов договору.

Утім, із досвіду адвокатів PRAGNUM, недоліки таких документів у більшості випадків не перешкоджають доведенню реальності господарської операції та стягненню заборгованості за умови надання інших переконливих доказів. Тому якщо ваш контрагент намагається уникнути оплати, не треба опускати руки, оскільки належна юридична підтримка дозволяє досягти необхідних результатів!