ПДВ: контроль, ризики та захист підприємства
(модуль 6 із 25)

Додаткові матеріали

Презентація

---

Текстове розшифрування відео

Коли підприємство працює з ПДВ на загальній системі оподаткування чи на єдиному податку, у головного бухгалтера розширюється зона відповідальності. Необхідно розуміти систему координат діяльності головного бухгалтера, що впливає на рівень контролю та обсяг робіт.

Рівень контролю, обсяг уваги та відповідальності головного бухгалтера визначають три основні критерії:

1. Штат підприємства. Впливає на розподіл функціоналу між працівниками.
2. Складність господарських операцій. Визначає типи операцій та необхідний рівень знань.
3. Високий рівень ризику податку. ПДВ є бюджетоутворюючим податком із високою увагою з боку Системи моніторингу критеріїв оцінки ризиків (СМКОР).

Штат та посадові інструкції

Навантаження та функціонал залежать від структури штату:

• Наявність окремого бухгалтера з обліку ПДВ (на ділянках податкового зобов'язання, податкового кредиту або обох) спрощує роботу головного бухгалтера, оскільки операційна діяльність закрита, а головному бухгалтеру залишається перевірити контрольні точки.
• Розподіл обов'язків між кількома працівниками. При великій кількості повернень і формуванні розрахунків коригування в штат може вводитися обліковець для реєстрації розрахунків коригування та їх звіряння з обліковою базою.
• Часткове ведення ПДВ головним бухгалтером. Наприклад, відповідальність за податкові зобов'язання або реєстрацію. Це актуально для галузей із високим рівнем блокування податкових накладних (будівництво, агросектор), що дозволяє контролювати ризики та коректність реєстрації.
• Наявність податкового менеджера з функціями бухгалтера з обліку ПДВ. Характерно для великих підприємств. Функціонал включає прогнозування, попередні розрахунки та аналіз системи ПДВ.

Сфера контролю головного бухгалтера

До обов'язків головного бухгалтера належить:

• Участь у розробці посадових інструкцій для бухгалтерів, які ведуть ділянку ПДВ (ураховуючи знання дедлайнів, строків реєстрації, алгоритмів поповнення ліміту тощо).
• Забезпечення навчання та підвищення кваліфікації працівників (за допомогою інтернет-ресурсів, навчальних платформ або проведення щотижневих нарад щодо законодавчих змін).
• Контроль правильності складання декларацій з ПДВ, а також своєчасності та повноти сплати податку до бюджету.

Інструкція з роботи з ділянкою ПДВ

Окрім загальних правил у посадових інструкціях, підприємство має розробити чіткий регламент (план-графік або письмову інструкцію) з виписки та реєстрації податкових накладних.

Інструкція має містити такі розділи:

1. Строки виписки податкових накладних. Визначаються залежно від специфіки господарської діяльності:
• Не пізніше строку реєстрації.
• День у день (при відповідному виробничому циклі).
• Раз на тиждень (після контролю реалізації, постачання, звірки банківських даних і чіткого визначення першої події).
• Двічі на місяць перед реєстрацією (при невеликій кількості накладних на значні суми).
2. Строки реєстрації. Поряд із граничними строками, визначеними законодавством, встановлюються внутрішні строки (наприклад, щотижня у четвер та п'ятницю, або не пізніше п'ятого дня після виписки).
3. Перевірка ліміту. Перед відправкою податкової накладної на реєстрацію бухгалтер повинен перевірити наявність ліміту, подати запит на платіж до бюджету для його поповнення або зв'язатися з контрагентами щодо реєстрації вхідної податкової накладної.
4. Правила виправлення помилок. Алгоритми дій при помилках у даті виписки, реквізитах контрагента (вказування неплатника замість індивідуального податкового номера), номенклатурі, кількості чи ціні. Інструкція має визначати строки виправлення, способи виявлення помилок та порядок інформування (службові записки, внутрішні чати).
5. Алгоритм розблокування податкових накладних. Порядок дій у разі зупинення реєстрації податкових накладних у Єдиному реєстрі податкових накладних:
• Закріплення відповідальних осіб за збір документів, сканування, написання пояснень, формування пакета документів та його відправку до Державної податкової служби.
• Відстеження відповідей щодо реєстрації або відмови.
• Порядок реагування на вимоги ДПС про надання додаткових документів.
6. Перевірка правильності нарахування зобов'язань та податкового кредиту:
• Перевірка показників податкових зобов'язань за формулою: аванси на кінець періоду мінус аванси на початок періоду плюс реалізація.
• Контроль нестач (рахунок 947), реалізації основних засобів (рахунок 94), перевірка балансової вартості та наявності інших умовних нарахувань.
• Перевірка наявності оподатковуваних та неоподатковуваних операцій за відповідними субрахунками.
• Звірка податкового кредиту з даними програмного забезпечення (M.E.Doc) або Електронного кабінету платника податків (своєчасність реєстрації та право на податковий кредит).

Складність господарських операцій

Специфіка операцій визначає необхідні методи контролю:

• Типове постачання. Розрахунок здійснюється за формулою приросту авансів та загального постачання.
• Додаткові послуги та продажі. Якщо відображаються на рахунках 37 та 68, їх необхідно включати до загального алгоритму перевірки.
• Реалізація необоротних активів. Реалізація основних засобів чи інших необоротних матеріальних і нематеріальних активів вимагає обов'язкового інформування для своєчасної виписки податкових накладних.
• Зовнішньоекономічна діяльність (експорт/імпорт). Вимагає аналізу митних документів для відображення податкових зобов'язань чи податкового кредиту. При імпорті послуг необхідно чітко регламентувати порядок виписки податкових накладних.
• Оподатковувана, неоподатковувана та пільгова діяльність. У разі запуску проєктів, звільнених від оподаткування, застосовуються норми статті 198.5 (умовне донарахування) або статті 199.1 Податкового кодексу України.
• Негосподарське використання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) та нестачі. Контролюються за дебетом рахунків 947 та 949.
• Ліквідація основних засобів. Аналізується причина (за власним бажанням чи форс-мажор) для визначення необхідності нарахування податкових зобов'язань.
• Відшкодування ПДВ. Потребує контролю за первинними документами та правильністю формування податкової звітності для зарахування коштів на рахунок підприємства.

Види контролю при складних операціях

При виконанні нетипових, разових або багатовартісних операцій застосовують два види контролю:

1. Первинний контроль. Здійснюється відповідальним бухгалтером у момент виникнення операції за прописаним алгоритмом дій (перевірка реальності господарської операції та її документального підтвердження).
2. Вторинний контроль. Проводиться головним бухгалтером під час закриття місяця та формування декларації (аналіз податкових ризиків, перевірка правильності відображення кредиту та зобов'язань).

Податкові ризики та перевірки ДПС

Методика проведення перевірок з ПДВ затверджена наказом ДПС № 446. Документ регламентує процедуру перевірки дотримання платником податків вимог законодавства щодо нарахування, сплати, ведення обліку та складання звітності з ПДВ.

Основні форми контролю з боку ДПС:

• Камеральна перевірка. Проводиться ДПС на основі декларації та наявних документів без виклику та повідомлення платника. Перевіряється логічність відображення даних та їх відповідність даним ЄРПН (дотримання термінів відображення податкового кредиту, відсутність заниження податкових зобов'язань).
• Документальна позапланова перевірка. Часто призначається при заявлені суми до відшкодування ПДВ.
• Визнання платника ризиковим. Потребує від головного бухгалтера надання пояснень та документів для уникнення або зняття даного статусу.
• Зупинення реєстрації податкових накладних. Відбувається у разі відповідності операцій критеріям ризиковості.

Підсумковий алгоритм контролю ПДВ головним бухгалтером

1. Формування штату та розподіл обов'язків. Чітке визначення відповідальних осіб за ділянку ПДВ (окремо зобов'язання і кредит, одна особа або безпосередньо головний бухгалтер).
2. Розробка інструкцій та регламентів. Встановлення графіків дій при різних господарських операціях.
3. Встановлення часових регламентів і дедлайнів. Наприклад, фіксація дати повної звірки даних та готовності показників з ПДВ (до 19 числа місяця), що дозволяє своєчасно сформувати звітність.
4. Забезпечення контролю виконання. Систематичний контроль дотримання дедлайнів у перші місяці після налагодження процесів (перевірка стану реєстрації накладних до 5 числа, звірка сформованих показників).
5. Перевірка в Електронному кабінеті платника. Регулярне звіряння даних картки особистого рахунку, відображення імпортного ПДВ, сум до сплати або відшкодування, а також дотримання строків сплати податку.