Операційний облік + інтеграції BAS Бухгалтерії
(модуль 2 із 13)

Текстове розшифрування відео

Усі основні документи, необхідні для відображення операцій купівлі товарів і послуг, розміщені в спеціалізованому розділі «Купівлі».

Оформлення рахунку на оплату від постачальника

Стартовим документом для відображення операції придбання є «Рахунок на оплату постачальника».

Слід урахувати, що введення даного документа не є обов'язковим. Якщо безпосередньо від постачальника отримано видаткову накладну або акт наданих послуг, операція може оформлюватися без попереднього створення рахунку. Рахунок на оплату є первинним документом, який фіксує намір придбання або отримання послуги, і не спричиняє виникнення заборгованості перед постачальником або рухів за реєстрами обліку.

Порядок створення та заповнення рахунку на оплату:

1. У розділі «Купівлі» обрати пункт «Рахунки на оплату постачальників» та натиснути «Створити».
2. Вказати дату документа, обрати контрагента (постачальника) та організацію, від імені якої ведеться облік.
3. Вказати договір з контрагентом. Наявність договору в програмі є обов'язковою (за відсутності письмового договору створюється відповідний умовний запис у програмі із зазначенням номера та дати).
4. Заповнити табличну частину документа залежно від виду активів:
• Вкладка «Товари» використовується в разі закупівлі товарів, матеріалів або сировини. Номенклатура обирається з відповідного довідника (наприклад, з групи «Матеріали» обирається позиція «Дошка», вказується кількість — 10 одиниць).
• Вкладка «Послуги» використовується у разі отримання послуг.
5. Налаштувати спосіб урахування ПДВ:
• Якщо ціна постачальника вказана без ПДВ, зазначається відповідна ціна. Програма автоматично нарахує 20% ПДВ понад вказану суму (згідно зі значенням у колонці «% ПДВ»).
• Якщо ціна включає ПДВ, необхідно натиснути на гіперпосилання «Ціна не включає ПДВ» та встановити прапорець «Ціна включає ПДВ». У цьому разі програма вирахує суму ПДВ зі складу загальної ціни, що необхідно для коректного формування проводок з податкового кредиту.
6. На вкладці «Додатково» вказати номер та дату первинного документа, отриманого від постачальника (оскільки внутрішня нумерація програми не збігається з нумерацією контрагента).
7. Зберегти та провести документ.

Оформлення надходження товарів на підставі рахунку

Для відображення фактичного отримання товарів використовується документ «Надходження товарів і послуг». За наявності попередньо створеного рахунку даний документ доцільно формувати на його підставі.

Порядок введення надходження на підставі рахунку:

1. У журналі документів «Рахунки на оплату постачальників» виділити необхідний рахунок та натиснути «Створити на підставі» -> «Надходження товарів і послуг».
2. У формі, що відкрилася, вказати дату фактичного отримання товару. Усі реквізити (контрагент, договір, номенклатурний склад) автоматично копіюються з рахунку.
3. Зіставити дані документа з оригіналом видаткової накладної. У разі розходження фактичної кількості або ціни провести відповідне коригування в табличній частині.
4. Перевірити рахунки обліку (наприклад, для матеріалів підтягується рахунок 2011). У разі потреби рахунок обліку коригується безпосередньо в документі або змінюється в налаштуваннях відповідної групи номенклатури.
5. На вкладці «Додатково» вказати вхідний номер та дату видаткової накладної постачальника.
6. Провести документ.

При проведенні документа «Надходження товарів і послуг» формуються бухгалтерські проводки:

• Дебет рахунок 2011 — Кредит рахунок 631: оприбуткування матеріалів на склад та виникнення заборгованості перед постачальником.
• Дебет рахунок 6412 (або рахунок 6441) — Кредит рахунок 631: відображення податкового кредиту з ПДВ (за умови, що обидва контрагенти є платниками ПДВ і ця операція є першою подією).

Всі створені документи відображаються у відповідному журналі: «Купівлі» -> «Надходження товарів і послуг».

Відображення отримання послуг без попереднього рахунку

У разі відсутності рахунку від постачальника документ надходження створюється безпосередньо у відповідному журналі.

Порядок відображення отримання послуг (на прикладі оренди):

1. Перейти в розділ «Купівлі» -> «Надходження товарів і послуг» та натиснути «Створити» (акт, накладна).
2. Вказати контрагента, договір та дату проведення документа.
3. Перейти на вкладку «Послуги» та додати позицію з довідника номенклатури (наприклад, «Оренда будівлі офісу»).
4. У полі «Зміст» за потреби вказати деталізовану інформацію (наприклад, «Оренда будівлі офісу за липень 2026 року»), що дозволяє уникнути створення однотипних елементів у довіднику номенклатури.
5. Вказати кількість, ціну та перевірити режим нарахування ПДВ.
6. Вказати рахунок витрат. Для адміністративних приміщень обирається рахунок 92.
7. Заповнити аналітичні розрізи (субконто) відповідно до налаштувань рахунку:
• Субконто 1: Підрозділ підприємства, на який відносяться витрати.
• Субконто 2: Стаття витрат (наприклад, «Оренда приміщень»).
8. На вкладці «Додатково» вказати вхідний номер та дату акта наданих послуг.
9. Провести документ.

При проведенні документа формуються проводки:

• Дебет рахунок 92 — Кредит рахунок 631: віднесення вартості отриманих послуг на адміністративні витрати та фіксація заборгованості.
• Дебет рахунок 6412 — Кредит рахунок 631: відображення податкового кредиту з ПДВ (за наявності підстав).

Узагальнений перегляд документів постачальників

Для перегляду та пошуку всіх первинних документів розрахунків з постачальниками в єдиному списку використовується розділ «Купівлі» -> «Документи постачальників». У цьому журналі акумулюються як рахунки на оплату, так і документи надходження товарів і послуг.