Уточнення об'єднаної звітності 2026: за які помилки штрафують, а за які – ні

Знайшли помилку в Об'єднаній звітності – і вже підраховуєте збитки? Не поспішайте: далеко не кожна неточність автоматично тягне за собою штраф. У цьому матеріалі розбираємо, які помилки можна виправити без фінансових наслідків, а які таки коштуватимуть грошей.

 

Як виправити помилку: «Звітний новий» чи «Уточнюючий» розрахунок

Якщо помилку виявили до закінчення граничного строку подання звітності – то це найкраща ситуація. У такому випадку можна подати «Звітний новий» Податковий розрахунок та виправити всі помилки без штрафів.

Якщо строк подання вже минув, то помилки виправляються через «Уточнюючий» Податковий розрахунок. Такий розрахунок подається за формою, чинною на дату його подання, це пряма норма п. 50.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).

Для ФОП використовується форма, яка діє на момент подання уточнення. Тому поки не з’явиться нова квартальна форма, помилки за минулі періоди можна виправляти за місячною формою. Юридичні особи діють за тим самим принципом: виправляють помилки за формою, актуальною на дату подання.

 

За які помилки штрафують, а за які – ні

За які ж помилки прийдеться платити? Пункт 119.1 ПКУ встановлює штраф 1020 грн за:

• неподання об'єднаної звітності;
• несвоєчасного подання об’єднаної звітності;
• подання не в повному обсязі або з помилками, які призвели до зменшення або збільшення сум ПДФО та військовому збору або до зміни платника податку.

Якщо протягом року таке порушення повторюється, то штраф становить 2040 грн.

Але цей штраф застосовується не за будь-яку неточність. Якщо перейти до практики та розглянути кожний Додаток окремо, то тут багато що залежить від того, який саме реквізит виправляється та чи впливає помилка на суми ПДФО і військового збору.

Штрафів не буде при виправленні помилок у заголовній частині Податкового розрахунку та Додатку 4ДФ, де зазначається інформація про кількість працівників або осіб, які працювали за цивільно-правовими договорами (рядки 04 та 05).

Якщо говорити про сам Додаток 4ДФ, то без штрафів можна виправити:

• неточності у датах прийняття або звільнення працівників (графи 7 та 8);
• помилки у сумах нарахованого або виплаченого доходу (графи 3а та 3), якщо ПДФО та військовий збір були утримані правильно;
• помилки в ознаці доходу (графа 6);
• помилки в ознаці податкової соціальної пільги (графа 9).

Наприклад, у Додатку 4ДФ по працівнику неправильно відобразили суму виплаченої зарплати у графі 3. При цьому ПДФО та військовий збір були нараховані та сплачені вірно.

В Уточнюючому розрахунку буде виправлятись лише показник у графі 3, без зміни податкових зобов’язань, а значить таке виправлення не призведе до застосування штрафних санкцій.

Також ПКУ захищає роботодавця у випадку проведення перерахунку ПДФО по п. 169.4 ПКУ. Якщо під час такого перерахунку виявили помилку та самостійно її виправили, то штрафи не застосовуються.

 

 

Помилка в податковому номері фізособи: чи буде штраф

Наступне питання, яке ми розглянемо, найбільш хвилює всіх бухгалтерів та ФОП:

Чи буде штраф, якщо в Додатку 4ДФ помилились у податковому номері фізособи та тепер подаєте Уточнюючий розрахунок?

Тут є хороша новина. Якщо Ви самостійно знайшли таку помилку і в Уточнюючому Додатку 4ДФ виправляєте лише помилковий код фізособи, то штрафів не повинно бути.

Податківці в ЗІР, категорія 103.26, пояснюють: якщо податковим агентом уточнюються реквізити підприємства або вносяться зміни до номера облікової картки найманого працівника, то до такого податкового агента застосовується відповідальність з врахуванням п. 119.3 ПКУ.

Що означає фраза «з врахуванням п. 119.3 ПКУ»?

Ця норма прямо говорить: якщо ви самостійно виправите помилку в податковому номері фізособи, то штрафів бути не повинно. Навіть якщо помилку вже побачила податкова, і прислала вам Повідомлення про помилку, то у вас все одно є 30 календарних днів з моменту отримання повідомлення, щоб її виправити без штрафних наслідків.

Тому якщо Ви подаєте Уточнюючі Податкові розрахунки та виправляєте неправильний код фізособи, то можна говорити про незастосування штрафу саме на підставі п. 119.3 ПКУ.

При цьому важливо виправити всі Додатки 4ДФ, в яких був зазначений неправильний код працівника або іншої фізичної особи.

 

Невідображення виплат ФОП у Додатку 4ДФ: позиція податкової

Ще одне з найбільш дискусійних питань:

Чи буде штраф за невідображення виплат ФОП у Додатку 4ДФ?

Позиція ДПС у цьому питанні – однозначна і застосовується вже не один рік: ФОП потрібно відображати в Додатку 4ДФ.

Хоча є судова практика, де платникам податків вдалося довести протилежне і виграти спір, податкові органи все одно наполягають, що такі висновки стосуються лише конкретних обставин справи, а в загальному порядку виплати ФОП потрібно відображати у звітності.

Тому якщо виплати ФОП взагалі не були показані у 4ДФ, і згодом в Уточнюючому розрахунку ці рядки додаються, то податкова може розцінювати це як помилку, яка призвела до зміни платника податку. У таких випадках можливе застосування штрафу за пунктом 119.1 ПКУ у розмірі 1020 грн.

Важливий практичний нюанс: штраф застосовується не за кожне порушення окремо, а до загальної кількості порушень. Про це податківці зазначають в ЗІР, категорія 103.26. Тому при поданні всіх уточнюючих звітів в один день буде застосований один штраф – 1020,00 грн.

 

Несумові помилки в Д1, Д5 та Д6 можна виправити без штрафів

Якщо говорити про помилки в інших додатках, то без штрафів виправляються несумові помилки в Додатках Д1, Д5 та Д6. Про це ДПС зазначає у ЗІР, категорія 201.09:

Якщо страхувальник самостійно виправляє помилки у Додатках 1, 2, 3, 5 або 6 до Об’єднаної звітності, і такі помилки не стосуються сум зарплати, доходу чи ЄСВ, то штрафи та адміністративна відповідальність не застосовується.

А от сумові помилки найчастіше коштують роботодавцям реальних грошей.

До сумових помилок відносять, зокрема:

• неправильну ставку ЄСВ;
• помилково зазначену суму зарплати або нарахованого ЄСВ;
• неправильне застосування максимальної величини бази нарахування ЄСВ;
• порушення вимог щодо мінімальної бази нарахування ЄСВ.

Якщо буде донараховуватись ЄСВ, то відповідальність передбачена у вигляді штрафу 10% від суми донарахованого внеску за кожний повний або неповний звітний період, але не більше 50% такої суми (пп.3 п.11 ст.25 Закону про ЄСВ). Додатково нараховується пеня – 0,1% за кожен день прострочення сплати (п.10.ст.25 Закону про ЄСВ).

За подання недостовірних відомостей, що використовуються в Державному реєстрі, посадовим особам загрожує адміністративний штраф: від 510 до 680 грн, а у разі повторного порушення – від 680 до 850 грн (ст.165-1 КЗпАП).

 

Висновки

1. Не всі помилки в Об’єднаній звітності та додатках автоматично призводять до штрафів.
2. Самостійне та своєчасне виправлення помилок значно знижує ризики відповідальності – у багатьох випадках штрафи не застосовуються, особливо якщо виправлення не зачіпає суми ПДФО, ВЗ або ЄСВ.
3. Помилки виправляються за формою, чинною на дату подання уточнення.