Система бухгалтерії та цифрові інструменти
(модуль 7 із 12)

Додаткові матеріали

Презентація

---

Текстове розшифрування відео

Огляд програм бухгалтерського обліку

У разі працевлаштування на нову роботу або відкриття власного бізнесу першим питанням є вибір програми для ведення обліку. На ринку представлено багато варіантів, які відрізняються за функціоналом, призначенням і ціною. При виборі програми важливо виділити той функціонал, який потрібен конкретному підприємству.

План огляду включає декілька блоків. Спочатку буде розглянуто лінійку програм BAS та причини її лідерства на ринку малого і середнього бізнесу. Далі йде аналіз найпоширеніших ERP-систем. Третій блок присвячено програмам «M.E.Doc» та «Вчасно», які використовуються для подання звітності та обміну електронними документами. Також будуть розглянуті хмарні рішення, популярні серед фізичних осіб — підприємців (ФОП) та мікробізнесу. Наприкінці виділено практичні критерії вибору системи для бізнесу або клієнта.

Програмні продукти лінійки BAS

Найпоширенішою програмою є конфігурація BAS Бухгалтерія. BAS — це лінійка програм від компанії BAS, яка є українським наступником платформи 1С. Після 2022 року вона повністю локалізована під українське законодавство та позбавлена будь-якого зв'язку з Російською Федерацією. Українська компанія взяла за основу архітектуру, до якої звикли тисячі бухгалтерів, і побудувала на ній повноцінний продукт. Сьогодні вона займає понад 60% ринку облікового програмного забезпечення для малого та середнього бізнесу.

BAS — це не одна програма, а ціла лінійка програмних продуктів для різних потреб. Можна виділити основні з них:

• BAS Бухгалтерія — найпоширеніший продукт для більшості малих і середніх підприємств. Вона містить облік господарських операцій, бухгалтерський облік, ПДВ, зарплату, кадри, склад і звітність.
• BAS Управління торгівлею — призначена для підприємств, основним бізнесом яких є продажі. У цій програмі ведеться управлінський облік, бухгалтерський облік відсутній. Вона має потужний модуль для управління замовленнями, цінами, знижками та логістикою.
• BAS ERP — комплексна система управління всіма ділянками бізнесу для великих і середніх підприємств, від виробничого планування до фінансової звітності та консолідації.
• BAS Зарплата і кадри — окремий спеціалізований модуль для підприємств із великою кількістю співробітників і складною системою нарахувань (наприклад, для медичних закладів чи виробничих підприємств зі змінними графіками).
• BAS Виробництво — призначена для промислових підприємств зі складним виробничим плануванням, калькуляцією собівартості та обліком матеріалів.

Програми лінійки BAS мають повну локалізацію, враховують усі вимоги українського законодавства та мають інтеграцію з іншими підсистемами, зокрема з програмою «M.E.Doc» і клієнт-банками. Ключовими можливостями BAS Бухгалтерія є податковий облік, складський облік, зарплата і кадри, звітність та аналітика. Якщо метою є ведення саме бухгалтерського обліку, необхідно обирати продукти, які дозволяють це робити, оскільки деякі конфігурації (наприклад, BAS Управління торгівлею) містять лише управлінський модуль.

Міжнародні ERP-системи

Якщо BAS є рішенням для малого та середнього бізнесу, то такі системи, як SAP або Microsoft Dynamics, є масштабнішими за своїми можливостями та вартістю. ERP (Enterprise Resource Planning) означає планування ресурсів підприємства. Це комплексна система управління всім бізнесом від закупівель сировини до доставки готової продукції клієнту.

SAP є найвідомішою ERP-системою у світі, яка була заснована в Німеччині. Сучасна версія SAP S/4HANA дозволяє обробляти великі масиви даних у режимі реального часу. Наприклад, на металургійному комбінаті, де щодня відбуваються тисячі операцій (закупівля руди, вугілля, виробничі процеси, відвантаження готової продукції), використання звичайних програм є неможливим. SAP дозволяє бачити весь ланцюжок в режимі реального часу, але це рішення підходить переважно для великого бізнесу через його вартість.

Microsoft Dynamics — це хмарна ERP-система від компанії Microsoft, яка інтегрується з іншими продуктами компанії, такими як Excel та Power BI. Вбудований Power BI дозволяє будувати аналітичні панелі, завдяки чому фінансовий директор може бачити всі ключові показники бізнесу в режимі реального часу на будь-якому пристрої.

Oracle — хмарна ERP-система, цільовою аудиторією якої є міжнародні компанії, що мають підрозділи в Україні, а також IT-компанії та стартапи, які залучили інвестиції.

ERP-система — це серйозний проект, який вимагає залучення команди для впровадження, навчання персоналу та постійної підтримки. Великі компанії зазвичай мають окремих IT-спеціалістів, які відповідають за блок ERP.

Сервіси звітності, документообігу та інтеграції

Програми «M.E.Doc» та «Вчасно» забезпечують зв'язок між бухгалтерією та державними органами. «M.E.Doc» — це спеціалізована програма для обміну електронними документами з державними органами та подання звітності. Вона дозволяє надсилати декларації до ДПС, звіти до Пенсійного фонду та Держстату в електронному вигляді. Ключовим елементом роботи є кваліфікований електронний підпис (КЕП). Робочий день бухгалтера часто розпочинається з перевірки вхідних та реєстрації вихідних податкових накладних у цій програмі. «M.E.Doc» також можна використовувати як електронний документообіг.

«Вчасно» функціонує переважно як хмарний сервіс електронного документообігу. Сервіс розвивається і включає такі напрями, як «Вчасно.Каса» (програмне РРО), «Вчасно.Звіт» та «Вчасно.Кадри».

Існують інші важливі сервіси для роботи підприємств:

• Checkbox — сервіс програмного РРО.
• Opendatabot або YouControl — сервіси перевірки контрагентів. Перед укладанням великого договору рекомендується перевірити партнера на наявність боргів або судових справ.
• Клієнт-банки — інтеграція з виписками ПриватБанку, Монобанку, ПУМБ, Ощадбанку та інших установ. Інтеграція виписок безпосередньо в облікову систему дозволяє автоматично підтягувати платежі та розносити їх по рахунках, що полегшує роботу бухгалтера.

Хмарні та спеціалізовані рішення для мікробізнесу

Хмарні рішення завоювали популярність серед ФОП та мікробізнесу завдяки простоті та доступності. Вони не потребують встановлення окремої програми, купівлі сервера чи самостійного оновлення — робота здійснюється через браузер.

Сервіс Dilovod призначений для ФОП на єдиному податку. Він автоматично формує та подає декларації, а також дозволяє підписувати документи в межах електронного документообігу.

Платформа «Арт-Звіт» часто використовується бухгалтерами, які надають послуги на аутсорсингу. Якщо ведеться одночасно декілька мікрокомпаній або ФОП, система дозволяє відслідковувати строки здачі звітності по кожному з них і подавати звіти.

Bookkeeper є рішенням для торгівлі та e-commerce. Сервіс інтегрується з маркетплейсами, такими як Rozetka та Prom, і автоматично підтягує замовлення в систему, що спрощує облік при онлайн-продажах.

Smartfin підходить для власників бізнесу, які не мають бухгалтерської освіти, оскільки показує управлінські звіти (Cash Flow, P&L, баланс) у зрозумілому форматі. Власник може бачити рух грошей та прибуток. Також у Smartfin можна вести кадровий облік по ФОП та працівниках завдяки постійному розширенню можливостей програми.

Критерії вибору облікової системи

При виборі програми необхідно звертати увагу на її можливості та відповідність потребам підприємства. Якщо підприємство невелике і не потребує управлінського обліку, планування чи бюджетування, половина функцій складної програми не буде використовуватися. Вибір має здійснюватися з урахуванням подальшого масштабування.

Практичні критерії вибору системи включають:

• Критерій 1: Розмір підприємства (ФОП на єдиному податку, мікробізнес, мале, середнє чи велике підприємство).
• Критерій 2: Галузева специфіка (для торгівлі підходять BAS Управління торгівлею або Bookkeeper; для виробництва — BAS Виробництво або SAP; існують також окремі програми для агросектору).
• Критерій 3: Система оподаткування (єдиний податок, загальна система, податок на прибуток).
• Критерій 4: Бюджет і ресурси (наявність мінімального бюджету, готовність інвестувати в доопрацювання, наявність власного IT-відділу чи програмістів для супроводження корпоративного рівня).

Підприємства часто починають з простого рішення, а з часом переходять на складніше. При відкритті компанії в сегменті малого бізнесу впровадження системи SAP є недоцільним, якщо найближчим часом не планується масштабування до рівня великого підприємства та відсутні IT-спеціалісти для впровадження й навчання персоналу.

Близько 60% ринку використовують програми лінійки BAS для бухгалтерського обліку, оскільки вони відповідають українському законодавству та постійно оновлюються. ERP-системні рішення (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) є потужними, мають вищу вартість і складні у впровадженні, тому потребують залучення консультантів. Програми «M.E.Doc» та «Вчасно» є інструментами, які забезпечують стабільне функціонування бухгалтерії. Хмарні рішення використовуються для ведення ФОП, малого бізнесу, електронного документообігу, подання звітності та інтеграції ПРРО. Вибір системи залежить від сукупності факторів: розміру бізнесу, галузі, системи оподаткування та наявного бюджету.