Первинні документи та їх заповнення
(модуль 2 із 12)

Додаткові матеріали

Презентація

---

Текстове розшифрування відео

Первинні документи займають ключову роль в діяльності кожного без виключення підприємства, тому що вони є підставою для бухгалтерського обліку. Для того щоб уникнути непорозумінь з контрагентами чи з податковими органами, необхідно повністю знати вимоги та форми до змісту первинних документів.

Основними нормативними актами, які встановлюють вимоги до форми та змісту первинних документів в бухобліку, є Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV (далі — Закон № 996) та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України № 88 (далі — Положення № 88).

Первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. До первинних документів належать такі документи, як видаткова накладна, товаротранспортна накладна, акти виконаних робіт, прибутковий та видатковий касовий ордер та інші. Мета складання первинних документів — зафіксувати факт господарської операції.

Класифікація та види первинних документів

В кожного підприємства вони специфічні та різні, але існують найбільш поширені види. Законодавство не встановлює повного переліку первинних документів. Однак загалом первинні документи можна поділити на три групи: документи для обліку товару, документи для обліку коштів та документи для обліку послуг та інших операцій.

Документи для обліку товарів

• Видаткова накладна — підтверджує передачу товару від постачальника до покупця.
• Товаротранспортна накладна — документ на перевезення товарів від постачальника до клієнта.
• Акт купівлі — документ для підтвердження факту закупівлі.
• Товарний чек — підтвердження розрахункової операції з покупцем.

Документи для обліку коштів

• Касовий ордер (прибутковий або видатковий) — фіксує надходження або видачу готівки з каси.
• Фіскальний чек — підтверджує продаж товару через касовий апарат (РРО/ПРРО).
• Банківська виписка — відображає рух коштів по банківському рахунку.

Документи для обліку послуг та інших операцій

• Акт приймання-передачі наданих послуг — підтверджує факт надання та прийняття послуг замовником.
• Рахунок-фактура — повідомляє контрагента про необхідність оплати, але стає первинним документом лише після оплати.
• Бухгалтерська довідка — використовується для виправлення помилок або оформлення певних господарських операцій.

До окремої групи можна віднести первинні документи, які використовуються в логістиці: товаротранспортна накладна, видаткова накладна, рахунок-фактура або інвойс (документ, що виставляється постачальником покупцеві з вимогою оплати за поставлені товари або надані послуги), акт приймання-передачі виконаних робіт, касовий ордер, банківська виписка, товарний чек і договір. Договір — це основний документ, що фіксує умови господарських операцій.

Первинні документи можуть створюватись як в електронній, так і в паперовій формі з використанням електронного підпису. В електронному документообігу головне не формат, а дотримання встановлених вимог і наявність усіх обов'язкових реквізитів та достовірних даних, що підтверджують господарську операцію.

Реквізити первинних документів та вимоги до форми

Первинні документи повинні мати обов'язкові реквізити, перелік яких визначено в Законі № 996. Крім того, залежно від характеру операцій та технології обробки даних, до первинних документів можуть бути внесені також додаткові реквізити.

Обов'язкові реквізити — це ті, без яких документ не є підтвердженням господарської операції:

• Назва документа (форма), наприклад, рахунок-фактура повинен бути і названий так: рахунок-фактура;
• Дата складання;
• Назва підприємства, від імені якого складено документ;
• Зміст та обсяг операції;
• Одиниця виміру господарської операції;
• Посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
• Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Дані реквізити є обов'язковими для будь-якого первинного документа. Додатковими реквізитами є: ідентифікаційний код підприємства (установи) з державного реєстру (ЄДРПОУ) або ідентифікаційний податковий номер (ІПН) фізичної особи — підприємця, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу одержувача тощо.

Реквізити, які не відносяться до обов'язкових, можна не заповнювати. Не є обов'язковими такі реквізити, як місце складання та печатка підприємства. Якщо не заповнити обов'язковий реквізит, то документ може бути невизнано первинним, а це може призвести до невизнання господарської операції.

Електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства, також має містити всі необхідні реквізити. Він має таку ж саму юридичну силу, як і документ, складений в паперовому вигляді, та має бути підписаний електронним підписом уповноваженої особи. Через незначні недоліки в первинних документах не можна не визнати господарську операцію, головне, щоб усі обов'язкові реквізити були вказані в повному обсязі.

Існує типове оформлення всіх первинних документів, однак компанії можуть створювати власні шаблони, з якими вони будуть працювати. В аграрній сфері деякі шаблони документів є застарілими або вже недійсними, тому розробляються власні шаблони відповідно до вимог чинного законодавства, які мають всі необхідні пункти та дані.

Усі первинні документи повинні бути складені українською мовою. Якщо документ складено іноземною мовою і він є підставою для записів в бухгалтерському обліку, потрібно зробити впорядкований автентичний переклад на українську мову.

Усі первинні документи необхідно зберігати протягом встановленого законом часу в паперовому або в електронному вигляді. Термін зберігання для більшості первинних документів становить 5 років або 1825 днів. Але по кожному типу документа є своя конкретна дата зберігання, тому потрібно дізнаватися строк зберігання саме по цих типах документів, щоб успішно пройти всі перевірки.

Способи виправлення помилок у документах

Для первинних документів у паперовій формі передбачені такі способи виправлення помилок:

• Спосіб «червоного сторно» — червоною пастою вноситься неправильний запис кореспонденції рахунків або суми, що означає від'ємні числа, які в підсумку будуть вираховуватися. Під цим записом чорною пастою пишеться правильна кореспонденція рахунків чи сума додаткових бухгалтерських проведень.
• Спосіб додаткових бухгалтерських проведень — вноситься додаткова кореспонденція рахунків на суму, яка є різницею між правильною та відображеною в регістрах.
• Коректурний спосіб — закреслюється неправильний текст або цифри однією рискою, щоб його можна було прочитати, а над закресленням пишеться правильний текст або цифри.

В документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з іншими цінними паперами, виправлення заборонені. У такому разі складається новий документ. Після виправлення паперового документа особи, відповідальні за це, мають написати «Виправлено», поставити дату і підпис біля виправлення.

Помилки в електронних первинних документах і в регістрах бухгалтерського обліку виправляють способом сторно або додаткових бухгалтерських проведень. Щоб виправити помилки способом сторно, треба здійснити зворотній запис на величину помилки та одночасно зазначити правильну суму. Під час виправлення помилок обов'язково треба зберегти інформацію, яка виправляється, та прописати відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати людей, які склали виправлений електронний документ. Виправлення вносяться до первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку в тому звітному періоді, в якому було виявлено помилки.

Характеристика основних бланкових форм

Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Водночас не всі первинні документи мають типові форми, затверджені законодавством. У такому разі підприємство може самостійно розробити форму первинного документу, яка повинна містити всі обов'язкові реквізити.

 

Назва документа	Суть документа	Нормативний акт, що регламентує форму
Видаткова накладна	Фіксує факт отримання або передачі товарів чи послуг.	Форма не затверджена. Як приклад можна використовувати накладну-вимогу на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма № М-11), затверджену наказом Мінстату від 1996 року.
Товаротранспортна накладна (ТТН)	Використовується, якщо в процесі купівлі-продажу бере участь транспортна компанія, що займається перевезеннями, або якщо вантаж доставляється покупцю власними машинами.	Форма затверджена наказом Мінтрансу від 1997 року № 363.
Акт приймання-виконання робіт (послуг)	Фіксує закінчення будь-яких робіт або послуг та приймання їх замовником за кількістю та якістю.	Типова форма не затверджена.
Касові ордери (прибутковий та видатковий)	Застосовуються для оформлення надходження та видачі готівки з каси.	Форми затверджені постановою НБУ від 2017 року № 148.
Рахунок-фактура (інвойс)	Повідомляє контрагента про сплату. Оформлений належним чином рахунок-фактура може бути підставою для відображення в бухобліку господарської операції з постачання товарів, робіт чи послуг без складання акта приймання-передачі тільки у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами.	Форма рахунку-фактури не затверджена. Умови визнання первинним документом зазначені у листі Мінфіну від 2017 року.
Бухгалтерська довідка	Здійснюються коригувальні записи в облікових регістрах у зв'язку з виправленням помилок в бухобліку. Може бути використана для підтвердження операцій, значення яких було отримане розрахунковим шляхом. При її застосуванні обов'язково наводяться всі реквізити первинних документів.	Форма наведена в методичних рекомендаціях із застосування регістрів бухобліку, затверджених наказом Мінфіну № 356 від 2000 року, але вона не є жорстко затвердженою.

 

Податкові вимоги та типові помилки в документах

З 03.01.2017 року з введенням в дію змін до Закону № 996 первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію. Первинний документ містить відомості про господарську операцію, і підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Пунктом 44.1 Податкового кодексу передбачено, що для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та інших податкових зобов'язань на підставі первинних документів, реєстрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов'язаних із обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. До Закону № 996 вносяться зміни, але первинні документи повинні бути в бухгалтерському обліку завжди.

Щодо дати складання: раніше, згідно зі статтею 9 Закону № 996, первинні документи повинні були бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. З 2017 року стаття 9 Закону № 996 такої прямої вимоги не містить. Однак залишилася чинна норма частини 5 статті 9 закону, в якій зазначено, що господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах в тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. Усі первинні документи, облікові регістри, бухгалтерська та інша звітність повинні складатися українською мовою.

Типові помилки при заповненні первинних документів

• Не заповнені всі обов'язкові реквізити — у цьому разі документ не може вважатися первинним;
• Не обумовлені виправлення — у тексті та цифрових даних первинних документів присутні виправлення, які не були належним чином оформлені;
• Документ не підписано — відсутній особистий підпис відповідальної особи.

Документ має бути підписаний особисто. Вимога щодо скріплення печаткою стосується електронних документів, тому що вони підписуються електронними підписами посадових осіб та електронною печаткою підприємства. Печатка є додатковим реквізитом, але на практиці в електронних документах використовується і підпис, і печатка.