Занижені лікарняні: як виправити помилку та отримати доплату від ПФУ

Помилки у нарахуванні лікарняних – річ неприємна, але не критична. Якщо ви виявили, що працівнику було виплачено меншу суму лікарняних, ніж потрібно було, то панікувати не варто. Головне – з’ясувати причину та дотримуватися алгоритму виправлення помилки і отримання додаткового фінансування від Пенсійного фонду.

Причини помилкового нарахування лікарняних

Найчастіше причина неправильного нарахування лікарняних криється в неправильних вихідних даних. Типовими причинами є помилки у визначенні страхового стажу працівника, що безпосередньо впливає на розмір лікарняних, помилки при визначенні розрахункового періоду або при обчисленні середньої заробітної плати.

Якщо помилка була допущена при визначенні страхового стажу, то кадровик або інша відповідальна особа має підготувати доповідну записку на ім’я уповноваженого із соціального страхування, де вказує правильні дані. Доцільно також отримати нову довідку за формою ОК-5 або ОК-7 для підтвердження правильного страхового стажу. Це може зробити сам працівник або роботодавець через кабінет страхувальника на порталі ПФУ.

Документальне оформлення перерахунку та бухгалтерський облік

На підставі отриманих даних уповноважений приймає нове рішення, у якому фіксує правильний страховий стаж і вказує правильний відсоток для нарахування допомоги на основі уточненого стажу.

Якщо на підприємстві немає уповноваженого із соціального страхування і рішення про оплату лікарняного приймає керівник підприємства, то він має видати відповідний наказ про перерахунок і доплату суми лікарняних.

Рішення уповноваженого із соціального страхування (або наказ керівника) разом із доповідною запискою передають у бухгалтерію. На підставі цих документів бухгалтер робить новий розрахунок, складає бухгалтерську довідку про донарахування лікарняних. У ній чітко вказується причина донарахування (наприклад, зміна відомостей щодо страхового стажу відповідно до довідки ОК-5) та точна сума доплати.

Припустимо, що зі стажем усе гаразд і він вірно вказаний у рішенні уповноваженого із соціального страхування, але була допущена помилка при розрахунку середньої зарплати. У такому випадку бухгалтер повинен зробити перерахунок середньої зарплати та суми допомоги і скласти бухгалтерську довідку.

Суму донарахування потрібно провести в бухобліку в тому місяці, у якому було проведено таке донарахування. Наприклад, якщо помилку виявили і виправили у лютому, то донарахована сума відображається в бухобліку також у лютому.

Втомилися щоразу згадувати, як рахувати лікарняні чи декретні? Спробуйте Калькулятор середня зарплата – лікарняні, який сам підбере розрахунковий період і врахує страховий стаж. Просто введіть дані – і одразу отримаєте готовий результат із можливістю зберегти або роздрукувати.

Подання корегуючої заяви-розрахунку до Пенсійного фонду

Різницю в оплаті тимчасової непрацездатності за перші 5 днів хвороби підприємство виплачує самостійно у найближчий термін. А от для отримання суми допомоги від Пенсійного фонду потрібно провести корегування у заяві-розрахунку, яку було подано раніше з помилковими даними. Всі корегування відбуваються шляхом створення нової заяви-розрахунку з ознакою «Корегуюча» на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду.

При формуванні корегуючої заяви-розрахунку для отримання додаткового фінансування від Пенсійного фонду оберіть тип «Корегування зменшення». У листку непрацездатності, який з'явиться на екрані, у полі «Сума (в гривнях з копійками) (всього)» введіть повну правильну суму.

Якщо причиною помилки були неправильні відомості про страховий стаж працівника, то потрібно також обрати опцію «Корегування несумових параметрів» і внести виправлену інформацію в поле, де вказується страховий стаж.

В полі «Причина розбіжності суми» потрібно вказати причину корегування.

Підписана і відправлена корегуюча заява-розрахунок набуває статусу «В опрацюванні» і після її прийняття спеціалістами Фонду вона набуває статусу «Прийнято».

Після того, як Пенсійний фонд перерахує гроші на окремий рахунок роботодавця, їх необхідно видати працівниці.

Оподаткування донарахованої суми та звітність

Вся сума донарахованих лікарняних оподатковується податком на доходи фізичних осіб за ставкою 18% та військовим збором за ставкою 5%. Також донарахована сума включається до бази нарахування ЄСВ.

Не забувайте, що протягом 30 календарних днів з дати зарахування страхових коштів на окремий рахунок та набуття заявою-розрахунком статусу «Оплачено» в особистому кабінеті страхувальника необхідно надіслати до Пенсійного фонду повідомлення про виплату коштів застрахованим особам.

Адже своєчасність подання повідомлень про виплату коштів застрахованим особам – це одне із ключових питань, яке контролюється Пенсійним фондом з метою відбору страхувальників для подальших планових або позапланових перевірок.

Висновки

1. Якщо працівнику виплачена занижена сума лікарняних, то слід встановити причини помилки і документально оформити перерахунок і доплатити працівнику різницю.
2. Донарахування відображається в бухгалтерському обліку в місяці нарахування доплати. Для отримання фінансування від Пенсійного фонду подається корегуюча заява-розрахунок із зазначенням правильних сум.
3. Сума донарахування включається до бази ПДФО, військового збору та ЄСВ і відображається у додатках Д1 та 4ДФ до Податкового розрахунку у періоді донарахування у бухобліку.

Шаблони та зразки документів:

Наказ про перерахунок суми допомоги за листком непрацездатності

Бухгалтерська довідка

Читайте більше:

Заява-розрахунок лікарняних на порталі ПФУ

Лікарняні по-новому з 1 квітня 2026 року: як ПФУ контролюватиме видачу, перевірку та повернення коштів

Поважні причини для виключення днів з розрахунку лікарняних 2026

Лікарняні: призначення та виплата допомоги

Електронний лікарняний 2026: від створення до оплати

Заява-розрахунок до ПФУ

Мінікурси на тему:

Завищили лікарняні? Готуйте пояснення і повертайте кошти ПФУ

Перехідні лікарняні, декретні та відпускні: що врахувати з 1 січня

Заява-розрахунок для лікарняних: заповнюємо та подаємо за новими правилами

Відмова в призначенні лікарняних: підстави та оформлення

Лікарняний під час відпустки: інструкція для бухгалтера