Кадровий облік, документи та персональні дані
(модуль 5 із 7)

Додаткові матеріали

Презентація

Текстове розшифрування відео

Урок присвячений базовому мінімуму кадрової документації, яку повинен мати роботодавець, особливо в умовах дії воєнного стану. Наголошується, що, незважаючи на пом'якшення, основний облік має вестися належним чином.

1. Обов'язковий мінімум кадрової документації

Згідно з роз'ясненнями Держпраці, роботодавець самостійно визначає перелік кадрових документів, але існує обов'язковий мінімум:

• Внутрішні акти: Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР).
• Облік часу: Табель обліку використання робочого часу.
• Накази: Накази з кадрових питань (прийняття, звільнення, відпустки, відрядження).
• Особові документи: Особові картки (форма П-2), трудові книжки.
• Планування: Графік відпусток.
• Договори: Трудові договори (письмова форма, особливо для дистанційної, надомної роботи, нефіксованого часу).
• Посадові інструкції: Обов'язкові для кожного працівника. Вони захищають роботодавця від несумлінного працівника та є підставою для звільнення через непроходження випробувального строку.

2. Локальні акти та внутрішні положення

• Штатний розпис: Наполегливо рекомендується мати штатний розпис, оскільки він є основою для структури підприємства та процедури скорочення.
• Положення про оплату праці: Обов'язкове, якщо немає колективного договору.
• Положення про структурний підрозділ: Важливе, зокрема, для військового обліку (перевіряється ТЦК).
• Положення про табельний облік: Рекомендується мати для правильної фіксації робочого часу.
• Положення про преміювання/відрядження/атестацію: Можуть бути відсутні, якщо діяльність їх не передбачає.

3. Оформлення первинної облікової документації

• Накази та заяви: Накази про прийняття, переведення, звільнення, відпустки, відрядження.
• Журнали обліку кадрових документів: Обов'язкові для реєстрації кожного документа (накази, вхідна/вихідна документація) відповідно до строків зберігання. Ведення журналів в Excel або Word є неправильним.
• Облік непрацездатності: Документи, що засвідчують тимчасову непрацездатність (паперові/електронні листки).
• Рішення щодо страхових виплат: Обов'язковий наказ на призначення уповноважених із соціального страхування та протоколи засідання уповноважених (або комісії до 2023 року).

4. Кадрова звітність та військовий облік

• Звітність: Звіти до Держстату, Центру зайнятості, Повідомлення про прийняття, Додаток Д5 до Податкового розрахунку.
• Військовий облік: Списки персонального військового обліку, відомості (окрема тема, що вимагає уваги відповідного фахівця).

5. Застереження щодо електронного документообігу

Просто розміщення документів у Word/Excel не вважається електронною кадровою документацією. Електронний документообіг вимагає наявності КЕП у працівників, інструкцій з діловодства та особливого порядку зберігання в архіві.