Первинні документи та облік
(модуль 2 із 16)

Додаткові матеріали

Презентація

Текстове розшифрування відео

Первинні документи є фундаментальним елементом для безпечного ведення бізнесу, а не просто бюрократичною формальністю. Вони слугують першим доказом того, що господарська операція дійсно відбулася, фіксуючи її по факту здійснення.

Ключові ознаки правильно складеного первинного документа:

• Складається в момент операції або одразу після неї.
• Містить конкретні дані: хто, кому, скільки і коли продав.
• Підписаний відповідальними особами.
• Зберігається для цілей обліку та перевірок.

Роль первинних документів у бізнес-процесах:

1. Виникнення операції: Документ складається на підставі реальної господарської операції.
2. Відображення в обліку: Дані з первинних документів вносяться до книги обліку ФОП.
3. Формування звітності: На підставі облікових даних складається податкова звітність.
4. Податкова перевірка: Документи є доказовою базою під час контрольних заходів.

Ризики відсутності первинних документів:
Відсутність належно оформлених первинних документів створює для ФОП низку ризиків:

• Податкові ризики: Донарахування податків, штрафи та пеня.
• Проблеми з контрагентами: Неможливість довести виконання договірних зобов'язань, що може призвести до судових позовів, вимог повернути кошти, штрафних санкцій.
• Проблеми з банками: Труднощі при проходженні фінансового моніторингу, що може призвести до блокування рахунків.

Законодавче обґрунтування необхідності первинки:

• Закон "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність": Хоча напряму він не має поширення на ФОПів, його норми, зокрема щодо обов'язкових реквізитів, застосовуються за аналогією.
• Податковий кодекс України (стаття 44): Прямо зобов'язує платників податків вести облік на підставі первинних документів.
• Позиція ДПС та судова практика: Контролюючі органи та суди послідовно наголошують на необхідності первинних документів для підтвердження правомірності операцій.

Обов'язкові реквізити первинного документа:

• Назва документа.
• Дата складання.
• Назва підприємства (ФОП).
• Зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру.
• Посади та підписи відповідальних осіб (або електронні підписи).

Основні види первинних документів для ФОП:

• Видаткова накладна: Підтверджує передачу товару.
• Акт виконаних робіт (наданих послуг): Фіксує факт надання послуги.
• Касовий або товарний чек: Підтверджує розрахункову операцію.
• Банківська виписка: Підтверджує безготівкову оплату.
• Товаро-транспортна накладна (ТТН): Обов'язковий документ при перевезенні товару.
• Договір: Визначає умови та правові підстави для здійснення операції.

Первинні документи на спрощеній системі оподаткування:
Навіть для ФОП на спрощеній системі первинні документи є обов'язковими для підтвердження доходів (банківські виписки, чеки, накладні, акти). Для деяких видів діяльності, наприклад, комісійної торгівлі, потрібен розширений пакет документів (договір, акт, звіт комісіонера) для правильного визначення доходу.

Специфіка первинки для різних видів діяльності:

• Роздрібна торгівля: Касовий чек РРО/ПРРО, товарний облік для певних груп товарів.
• Онлайн-продажі: Чек РРО/ПРРО, банківська виписка. При відправці товару з передоплатою необхідно вкладати товаросупровідні документи (накладну) для дотримання законодавства про захист прав споживачів.
• Оптова торгівля: Видаткова накладна, ТТН (за наявності доставки).
• Надання послуг: Ідеальний комплект складається з договору, акту та документа про оплату.

Правильне та своєчасне оформлення первинних документів є не лише вимогою законодавства, а й інструментом фінансової безпеки та захисту інтересів ФОП у відносинах з контрагентами, банками та контролюючими органами.