АІ-помічник: як використати бухгалтеру можливості ШІ

Сьогодні робота бухгалтера – це не лише цифри, а й постійна боротьба з рутинними завданнями: звірки, листування, контроль заборгованостей, відстеження змін у законодавстві. Усе це займає години щодня. Саме тут на допомогу приходить AI-агент для бухгалтера – інструмент, що бере на себе рутину, залишаючи вам час для аналітики та стратегічних рішень

Що таке AI-агент і чим він не є

Агент – це така допомога, і агент автономно планує кроки, обирає інструменти, файли, ресурси і виконує задачу під ключ.

Не є агентом:

• проекти, які є в ChatGPT або в Claude (проект – це просто контейнер чатів і файлів, завдання, які ви ставите напряму штучному інтелекту),
• кастомні рішення,
• промт-шаблони.

Де агент дає максимальний ефект в рамках бухгалтерських задач

1. Допомагає працювати з ПДВ, а саме, у реєстрах податкових накладних може:

• показати на розбіжності,
• допомогти побачити ці розбіжності,
• дати коментарі, як ліквідувати такі розбіжності.

2. Формує акти звірки (завантаживши реєстри по оплатам і постачанням):

• підсвітити залишки,
• зробити звірку,
• визначити спірні позиції,
• допоможе написати лист контрагенту по даному акту звірки.

3. Моніторинг змін в законодавстві:

• порівняння «було / стало»,
• короткі коментарі для бухгалтера,
• рекомендації щодо наступних дій,
• формування пакета офіційних листів або відповіді на запити ДПС.

Безпека та політика даних

У бізнес-тарифах ChatGPT або Copilot не використовуються ваші дані, які ви завантажуєте в штучний інтелект, для тренування. Тобто вони залишаються і не виходять в мережу.

У безкоштовних версіях діє правило мінімізації персональних і конфіденційних даних, як-от банківських реквізитів:

• потрібно або змінювати назву, або повністю прибирати,
• при використанні програм, застосунків, які виймають текст зі сканів чи зображень, перевіряти, щоб не було метаданих,
• заборонено завантажувати в штучні інтелекти ЕЦП, тобто цифровий підпис.

Приклад використання агента (демонстрація) на базі ChatGPT

Як сформувати звіт щодо дебіторської заборгованості по декількох контрагентах. І крім цього звіту, в якому буде вказано термін, наскільки довго виникла ця дебіторська заборгованість, агент допоможе сформувати для кожного контрагента лист, де будуть вказані і сума, і термін.

Алгоритм дій:

1. Відкрити ChatGPT, п’ята модель.
2. Сформувати новий проект. (Проект – це ще не є використання AI-агента. Він дає можливість сформувати по конкретній темі всі діалоги, а також встановити при створенні проекту певну інструкцію, наприклад, використовувати ділову мову).
3. Використовуємо промт, який також був сформований завчасно: «Ти бухгалтерський AI-агент. Прочитай, будь ласка, файл».
4. Використовуємо вже завантажений файл. В цьому файлі міститься інформація про компанію, контакт, інвойс та інші.
5. Додаємо сегментацію по днях, як давно виникла дебіторська заборгованість.
6. Просимо згенерувати для кожного запису персональний лист та нагадування, створити коротеньке summary для мене, де буде вказано, яка сегментація, куди потрапив контрагент та дні заборгованості, і експортувати всі ці листи.
7. Далі не просто, як в діалозі, натискаю на стрілочку, а необхідно включити функцію «Режим агента» і тільки тоді натискати стрілочку.

Результат запиту:

• Отримали коротке summary, де зазначено в електронній таблиці суми заборгованості, термін, як давно виникла ця заборгованість, а також сформовані листи.

Час: 5 – 10 хвилин замість кількох годин ручної роботи.

Короткі промти на щодень

Приклади щоденних промтів:

1. «З CSV-файла згенеруй 10 листів і коротке summary».
2. «На основі чорнетки підготуй лист до ДПС з додатками».
3. «Зроби дайджест змін щодо певного законодавчого питання».

Які найпоширеніші питання можуть виникати

Чи може AI-агент змінити бухгалтера?

Звісно, що ні, оскільки за нами завжди залишається функція контролю і прийняття професійного рішення, винесення професійного судження.

Чи безпечно використовувати AI для роботи з фінансовими даними?

Так, якщо дотримуватись правил безпеки. Для використання в бізнес-сфері рекомендую користуватися платними версіями, оскільки вони не використовують ваші дані для навчання. Якщо ж ви користуєтесь безкоштовною версією – прибирайте конфіденційні дані.

Скільки часу потрібно для освоєння AI-інструментів?

Базові навички можна отримати за один день. Для впевненого використання потрібно користуватися регулярно, і вже за місяць ви станете просунутим користувачем.

Що робити, якщо AI не дає правильну відповідь?

Ви завжди можете повторити ваш запит або ж показати, яка відповідь правильна. І пам’ятайте, що AI «навчається», і наступного разу, якщо ви познайомили його з правильною відповіддю, він з більшою вірогідністю надасть вам правильну відповідь.

Читайте більше:

Штучний інтелект для бухгалтера: від рутини до стратегії за 7 хвилин