Додаткові матеріали

Презентація

Текстове розшифрування відео

Розглянемо оперативний платіжний календар та прогноз касового розриву. Мета – показати, як з руху грошових коштів створити оперативний платіжний календар, який допоможе прогнозувати та запобігати касовим розривам.

Бюджет руху грошових коштів є стратегічною картиною грошового потоку. Проте, щодня відбуваються платежі, з’являються нові рахунки та клієнти. Для оперативного реагування необхідний платіжний календар. Це інструмент, що дозволяє побачити, що відбувається з грошима «тут і зараз». Платіжний календар є деталізацією бюджету руху грошових коштів. Дані беруться з місячного плану та розбиваються по тижнях. Рекомендується розбивати по тижнях. Хоча автоматизований платіжний календар в операційній системі з щоденними рухами є ідеальним, при його відсутності достатньо поділити місяць на чотири тижні. Це досить точний та неперевантажений формат.

Побудова платіжного календаря:

Бюджет руху грошових коштів (план) декомпозується по тижнях.

• Надходження коштів: Інформація береться у керівників відділу продажів або директора, або аналізується за договорами, щоб визначити очікувані дати надходжень.
• Прямі витрати: Надаються керівниками виробництва, логістичного відділу тощо.
• Операційні витрати: Дані про суми та дати платежів вже прописані. Розносяться по тижнях. Наприклад, оренда офісу (20 000 гривень до 5 числа) та комунальні витрати (до 10 числа) відносяться до першого тижня.

Таким чином розписуються всі витрати по тижнях.

Після рознесення всіх надходжень та оплат, перевіряється чистий грошовий потік від операційної діяльності. Наприклад, якщо на першому та третьому тижні він мінусовий, це свідчить про касовий розрив. Фінансовий менеджер може прийняти рішення: перенести частину платежів на наступний тиждень, домовитись з постачальниками про відстрочку або пришвидшити надходження від клієнтів.

Пріоритизація платежів (метод АВС):

Для перенесення витрат фінансовому менеджеру необхідно чітко розставити пріоритети:

• Категорія А (критичні платежі): Заробітні плати, податки, оренда, постачальникам.
• Категорія Б (важливі, але не критичні): Маркетинг, навчання, бонуси.
• Категорія С (другорядні): Витрати, без яких підприємство може спокійно функціонувати (навіть підписки, що не є критично важливими).

Додатково враховується терміновість: «сьогодні», «цього тижня», «можна відкласти». Якщо календар ведеться по тижнях, розбивається за термінами. Наприклад, податки не можна перенести, якщо крайній термін 20 число, але можна запланувати оплату раніше, наприклад, 10 числа. Така перехресна таблиця допомагає вирішити, кого оплачувати першим, а кого пізніше.

Ключові сигнали наближення касового розриву:

• Більше 20% дебіторської заборгованості зависає понад 30 днів: Гроші перебувають у клієнтів, робота виконана, витрати профінансовані, але гроші не отримані.
• Прогноз продажів без договорів: Всі очікування повинні бути підтверджені намірами, попередніми домовленостями, договорами. Якщо платежі спрогнозовані на основі «очікуємо», касовий розрив забезпечено.
• Відсутність графіку оплат, коли наближається оплата заробітної плати, оренди або податків, а надходження невідомі.
• 70% бюджету – фіксовані витрати: Навіть якщо клієнти не заплатили, фіксовані витрати потрібно здійснити. Це може призвести до необхідності домовлятися з постачальниками або залучати кредити/фінансову допомогу.
• Платежі переносяться без погодження: Наприклад, працівник домовився з постачальником про дострокову оплату, попри те, що була домовленість про відтермінування.
• Відсутність чіткого розподілу відповідальності в команді: Це точно призводить до касових розривів.

П’ять інструментів, що рятують бізнес від касового розриву:

1. Перенесення термінів оплат з постачальниками: Домовлятися заздалегідь, коли є ризик прострочення, а не коли оплата вже прострочена. Це запобігає зупинці поставок та додатковим збиткам.
2. Резерв ліквідності: Грошовий запас, що забезпечує стабільність компанії та дає змогу виконувати зобов’язання під час затримок надходжень. Це «фінансова подушка».
3. Завчасно планувати великі платежі: Це запобігає несподіваним касовим розривам.
4. Контролювати дебіторську заборгованість: Не чекати, поки клієнт сам згадає. Дзвонити клієнту за кілька днів, розробляти регламент роботи та комунікації. Важливо, щоб працівники, які спілкуються з клієнтами, розуміли, як працювати з дебіторською заборгованістю.
5. Комунікація між відділами: Щотижневі міні-наради фінансового менеджера з керівниками відділів для обговорення планованих платежів на наступний тиждень, можливих затримок оплат від клієнтів, витрат, які можна/не можна відкласти.

Пріоритизація платежів на практиці:

У шаблоні платіжного календаря кожна стаття витрат пріоритизована за кольорами. Червоний колір – критичні платежі, зелений – можна перенести.

Наприклад, при мінусовому грошовому потоці (-639 000 гривень на першому тижні), фінансовий менеджер дивиться на платежі в червоному блоці: мобільний зв’язок, інтернет, податки – їх не можна відкладати. Платежі в зеленому блоці (наприклад, бонуси адміністративно-управлінського персоналу) можна перенести. Якщо в зеленому блоці недостатньо для покриття розриву, переходять до жовтого.

Наприклад, велика сума (2 млн гривень) на оплату постачальникам сировини та матеріалів на першому тижні. Необхідно домовитись з постачальниками про перенесення частини оплати на наступний тиждень. Якщо перенести 600 000 гривень, чистий грошовий потік стає плюсовим.

Важливо: після коригування платежів необхідно обов’язково повідомити відповідальних осіб та обговорити з ними можливість таких змін. Якщо ніхто не знає про перенесення, може наступити касовий розрив. Щотижнева нарада на 15 хвилин дуже допомагає у цьому.