Відомість нарахування заробітної плати: як скласти без помилок

Відомість нарахування заробітної плати – внутрішній документ, без якого неможливо організувати точний розрахунок і виплату зарплати працівникам. У матеріалі розглядаємо її призначення, обов’язкові реквізити, вимоги до структури, приклади граф, які варто передбачити для обліку всіх видів нарахувань та утримань, а також які документи стануть підставою для її заповнення.

 

Що таке відомість нарахування заробітної плати та її призначення

Насамперед акцентуємо вашу увагу на тому, що відомість нарахування заробітної плати – це один із основних внутрішніх бухгалтерських документів, який необхідний для детального розрахунку та обліку всіх видів нарахувань, утримань та кінцевої суми до виплати кожному працівнику підприємства.

Відомість нарахування зарплати – це зведений регістр, у якому наводиться вся інформація про заробітну плату працівників.

Безперечно, насамперед вона необхідна для виплати зарплати працівникам. Але вона також є підставою для складання податкової та статистичної звітності. Ба більше, під час перевірки правильності заповнення додатків Д1 та 4 ДФ Податкового розрахунку податківці звертають увагу на те, чи збігаються відображені у звітності персоніфіковані дані про суми нарахованого працівникам доходу та утриманих суми ПДФО та військового збору із даними відомостей нарахування заробітної плати.

Отже, відомість призначена для того, щоб систематизувати всі розрахунки з працівниками по оплаті праці, тобто для того, щоб зібрати в одному документі всі виплати – оклад, премії, надбавки, відпускні, лікарняні, індексацію та інші виплати. Також у відомості фіксуються дані всіх утримань із заробітної плати працівників, тобто суми податку з доходів фізичних осіб, військового збору, аліментів, профспілкових внесків та інших утримань.

 

Вимоги до форми та обов'язкові реквізити відомості

Сьогодні немає затвердженої форми відомості нарахування заробітної плати. Тому підприємство може розробити та затвердити її самостійно. Розробляти власні бланки первинних і зведених облікових документів нам дозволяє Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон про бухоблік).

Завантажуйте шаблон та зразок: Відомість нарахування заробітної плати

Які реквізити повинна мати відомість нарахування зарплати?

Оскільки відомість – це зведений первинний документ, то форма відомості, затверджена на підприємстві, повинна містити обов'язкові реквізити, які вказані у статті 9 Закону про бухоблік, а саме:

• назву документа, тобто «Відомість нарахування заробітної плати»;
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;

Необхідно вказати період, за який складається відомість. Як правило, це календарний місяць, наприклад, «за серпень 2025 року».

 

Структура та зміст табличної частини відомості

Безпосередньо у табличній частині відомості доцільно передбачити наступні графи.

Насамперед додаємо графи, в яких будуть вказуватися відомості про працівників – табельний номер, прізвище, ім’я, по батькові працівника, податковий номер, посада, посадовий оклад, кількість відпрацьованого робочого часу в годинах та або в днях.

Також до форми відомості потрібен розділ «Нарахування» з окремими графами по видах виплат працівникам. Кількість таких граф залежить від того, які саме виплати, окрім обов’язкових, роботодавець нараховує працівникам відповідно до локальних документів. Обов’язково потрібно передбачити графи для окладу, який нараховується за відпрацьований працівником час, для суми індексації, для лікарняних, декретних, відпускних та інших виплат, що нараховуються за середньою зарплатою у випадках їх збереження, наприклад, оплата днів відрядження. Можна додати графи для сум нарахованих премій, надбавок, доплат та інших нарахувань. Загальна сума нарахувань має вказуватися в окремій графі.

Наступний розділ – «Утримання». В ньому в окремих графах вказуються суми ПДФО та військового збору, аліменти, профспілкові внески, інші утримання. Загальна сума утримань із зарплати працівника вказується в окремій графі.

Також потрібно передбачити графи для відображення авансу, тобто виплати зарплати за першу половину місяця, та для суми до виплати за другу половину місяця.

Відомість має містити підписи та ім’я і прізвище виконавця, а також відповідальної особи, яка перевірила відомість, зазвичай це бухгалтер.

 

Документи-підстави для складання відомості

На підставі яких документів складається відомість нарахованої заробітної плати?

Як правило, такими документами є штатний розпис, табель обліку використання робочого часу, розрахунково-платіжна відомість працівника за типовою формою П-6.

 

Висновки

1. Відомість нарахування заробітної плати є основним внутрішнім бухгалтерським документом, який використовується для обліку всіх нарахувань і утримань та є підставою для виплати зарплати, а також для податкової і статистичної звітності.
2. Єдиної затвердженої форми відомості не існує, тому підприємство може розробляти власний бланк, але з обов’язковим урахуванням вимог ст. 9 Закону про бухгалтерський облік щодо реквізитів.
3. Форма відомості повинна містити розділи «Нарахування» та «Утримання» з деталізацією всіх видів виплат і відрахувань, а також графи для авансу, остаточного розрахунку і підписів відповідальних осіб.

 

Шаблони та зразки документів:

Відомість нарахування заробітної плати

Відомість нарахування заробітної плати (у ФОП)

Розрахунково-платіжна відомість працівника / типова форма № П-6

 

Читайте більше:

Табель обліку робочого часу

Відомість нарахування заробітної плати

Штатний розпис з 28.08.2025: що зміниться